Slik fungerer FRB

Ordrebehandling fra e-post

Med ordrebehandling fra e-post kan bedriften samle produktbestillinger uten å flytte hver melding manuelt til en etikett. FRB henter fra en tilkoblet innboks og lager ordreutkast fra meldinger som ser ut til å inneholde en bestilling. Usikre opplysninger må kontrolleres.

Hvilke postkasser kan kobles til?

FRB har tilkoblinger for Gmail, Microsoft Outlook/Microsoft 365 og støttede IMAP-postkasser, blant annet Namecheap Private Email. Google-tilkobling følger verifiseringskravene hos Google. For Microsoft kan kundens IT-ansvarlige måtte godkjenne appen; delte postkasser krever at brukeren har nødvendig tilgang.

En tilkobling i koden er ikke et løfte om at alle kontoer virker uten oppsett. Leverandør, tilgang og et avgrenset testutvalg avklares før innhenting starter.

Innboks, mappe eller etikett

Bedriften kan velge direkte innbokshenting eller en avgrenset mappe eller etikett. En egen ordrepostkasse er et godt utgangspunkt når andre meldinger inneholder informasjon som ikke skal behandles av FRB.

Ved innbokshenting må FRB lese meldingsinnhold for å skille bestillinger fra annen post. Faste regler vurderer bestillingsuttrykk, varelinjer og kjente produkter. Tydelige ikke-ordrer hoppes over, mens usikre ordre eller uleselige dokumenter kan kreve kontroll. Sorteringen er ikke feilfri og erstatter ikke postkassens spamfilter.

Hva skjer etter mottak?

Meldinger behandles gjennom en kø. Ordreutkast kobles mot bedriftens produktregister og kontrolleres for avvik og mulige duplikater. Ved midlertidige tilkoblingsfeil kan innhentingen forsøkes på nytt; vedvarende feil blir synlige i portalen.

FRB sender, flytter eller sletter ikke e-post i den tilkoblede postkassen. Originalene blir liggende der. En medarbeider godkjenner ordren i FRB før eksport.