Sådan fungerer FRB

Ordrebehandling fra e-mail

Med ordrebehandling fra e-mail kan virksomheden samle produktbestillinger uden at flytte hver meddelelse manuelt til en etiket. FRB henter fra en tilsluttet indbakke og opretter ordreudkast fra meddelelser, der ser ud til at indeholde en bestilling. Usikre oplysninger skal kontrolleres.

Hvilke postkasser kan tilsluttes?

FRB har forbindelser til Gmail, Microsoft Outlook/Microsoft 365 og understøttede IMAP-postkasser, blandt andet Namecheap Private Email. Google-forbindelsen følger Googles verificeringskrav. For Microsoft skal kundens it-ansvarlige muligvis godkende appen; delte postkasser kræver, at brugeren har den nødvendige adgang.

En forbindelse i koden er ikke et løfte om, at alle konti virker uden opsætning. Udbyder, adgang og et afgrænset testudvalg afklares, før hentningen starter.

Indbakke, mappe eller etiket

Virksomheden kan vælge direkte hentning fra indbakken eller en afgrænset mappe eller etiket. En særskilt ordrepostkasse er et godt udgangspunkt, når andre meddelelser indeholder oplysninger, som ikke skal behandles af FRB.

Ved hentning fra indbakken skal FRB læse meddelelsernes indhold for at skelne bestillinger fra anden post. Faste regler vurderer bestillingsudtryk, varelinjer og kendte produkter. Meddelelser, der tydeligvis ikke er ordrer, springes over, mens usikre ordrer eller ulæselige dokumenter kan kræve kontrol. Sorteringen er ikke fejlfri og erstatter ikke postkassens spamfilter.

Hvad sker der efter modtagelsen?

Meddelelser behandles gennem en kø. Ordreudkast matches med virksomhedens produktregister og kontrolleres for afvigelser og mulige dubletter. Ved midlertidige forbindelsesfejl kan hentningen forsøges igen; vedvarende fejl bliver synlige i portalen.

FRB sender, flytter eller sletter ikke e-mail i den tilsluttede postkasse. Originalerne bliver liggende der. En medarbejder godkender ordren i FRB før eksport.