FRB Collect
Privatlivspolitik
Opdateret 6. oktober 2026
Denne politik beskriver, hvordan FRB Collect behandler personoplysninger, når pilotvirksomheder bruger tjenesten med deres faktiske bestillinger. Dataansvar, formål, opbevaring og sletning aftales skriftligt med virksomheden før pilotstart.
Hvem står bag FRB Collect?
Tjenesten leveres af FRB Collect Crisera-Eilertsen, organisationsnummer 938 572 526, Mettedalsfjellet 27, 5302 Strusshamn. Kontakt vedrørende databeskyttelse: kontakt@frbcollect.com.
FRB Collect er dataansvarlig for egne kontakt- og kontoforhold. Når vi behandler kundens ordreoplysninger efter kundens instrukser, er FRB Collect databehandler og kunden dataansvarlig. Denne behandling skal reguleres i en databehandleraftale.
Ved elektronisk accept af aftalen gemmer vi den fuldstændige aftaletekst, aftaleversion, virksomhedens oplysninger, identiteten på den bruger, der er logget ind, tidspunkt og bekræftet fuldmagt. Aftalekvitteringen kan downloades i portalen og slettes fra den aktive kundedatabase sammen med kontoen senest 30 dage efter afslutningens ikrafttræden eller bekræftet sletteinstruks. Separat opbevaring sker kun, når en konkret lovpligt eller et retskrav kræver det.
Pilotforespørgsler fra hjemmesiden
Når du beder om en pilotsamtale på hjemmesiden, sender vi virksomhedsnavn, e-mailadresse og ønsket mødetidspunkt til FRB’s kontaktpostkasse hos Namecheap for at besvare forespørgslen. Dette opretter ikke en konto, en pilotaftale eller et abonnement. Vi gemmer ikke selve formularens indhold i applikationens database. Tekniske, nøglebeskyttede fingeraftryk og leveringsstatus bruges til at begrænse misbrug og dobbeltforsendelse; disse fjernes fra den aktive database efter ét døgn ved næste vedligeholdelse. Henvendelsen i kontaktpostkassen følger slettefristen for kontakt- og supportsager nedenfor.
Hvorfor vi behandler oplysninger
For kontaktpersoner og brugere hos erhvervskunder er grundlaget vores legitime interesse i at administrere kundeforholdet og sikre adgangen (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f). Vi begrænser os til nødvendige kontakt- og sikkerhedsoplysninger. Du kan gøre indsigelse mod denne behandling. Når du selv er aftalepart, behandler vi nødvendige oplysninger for at indgå eller opfylde aftalen (litra b). Eventuelle regnskabsoplysninger behandles efter gældende lovkrav. Kunden fastlægger behandlingsgrundlaget for ordreoplysninger, vi behandler på kundens vegne.
Kontaktoplysninger kommer fra dig eller den virksomhed, der giver dig adgang. Ordreoplysninger kommer fra virksomhedens uploads eller valgte indbakke, mappe eller etiket. Nødvendige kontooplysninger skal angives, for at vi kan oprette og administrere adgangen. FRB træffer ikke automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning for personer; ordrer kræver menneskelig kontrol.
Afprøvning uden konto
Afprøvningen må kun bruges med opdigtede eller anonymiserede oplysninger. Ordretekst, produkter og prøvetilknytninger sendes til FRB’s server for at beregne resultatet. Afprøvningen opretter ingen kundekonto eller ordre og gemmer ikke indholdet i kundedatabasen. Prøvetilknytninger findes kun på den åbne fane og forsvinder, når siden genindlæses. Almindelig teknisk netværkstrafik kan registreres af driftsleverandøren.
Hvad løsningen behandler
FRB Collect behandler kontooplysninger, produktregister, navnetilknytninger, ordreudkast, kontrolbemærkninger og teknisk aktivitet, som er nødvendig for at levere tjenesten. Når en e-mailkonto tilsluttes, gemmes også kontoidentifikator, valgt mappe eller etiket, krypterede adgangsnøgler eller IMAP-loginoplysninger og identifikatorer for behandlede meddelelser.
Gmail-data og formål
Gmail-forbindelsen beder om læseadgang. Adgangen bruges til at læse meddelelser i den indbakke eller etiket, brugeren vælger, hente tekst og understøttede PDF-bilag, finde mulige bestillinger, oprette ordreudkast og forhindre, at samme meddelelse importeres flere gange. FRB Collect sender, ændrer eller sletter ikke e-mail.
Google-tilladelsen gælder teknisk for postkassen, selv om FRB Collect begrænser hentningen til den valgte indbakke eller etiket. Indbakkelæsning starter først, når brugeren aktiverer den. En særskilt ordrepostkasse kan begrænse, hvilke oplysninger FRB behøver at læse.
Automatisk indbakkesortering
Ved automatisk indbakkesortering læses også meddelelser, som kan vise sig at være almindelig korrespondance, for at afgøre, om de indeholder en bestilling. Sorteringen sker lokalt på FRB’s server uden ekstern AI. Indhold og bilag i meddelelser, der springes over, gemmes ikke i kundedatabasen; en meddelelsesidentifikator og behandlingsstatus bevares for at undgå ny behandling. Usikre mulige bestillinger gemmes som ordreudkast til kontrol og følger de almindelige opbevaringsfrister. Originale meddelelser ændres eller slettes ikke. Sorteringen er regelbaseret til norsk og engelsk og kan fejlklassificere meddelelser.
Microsoft 365 og andre e-mailudbydere
Microsoft-forbindelsen bruger delegeret læseadgang til egen postkasse eller læseadgang til delte postkasser, når dette vælges. Den Microsoft-bruger, der er logget ind, skal allerede have adgang til den delte postkasse. Tilladelsen hos Microsoft kan omfatte mere end den valgte mappe; FRB begrænser hentningen til den mappe, kunden vælger.
For understøttede IMAP-udbydere gemmer FRB servernavn, brugernavn og postkassens adgangskode eller appadgangskode krypteret, så hentningen kan køre automatisk. Denne adgangskode skal kunne dekrypteres af FRB; den er ikke en envejs-hashværdi som portalens loginadgangskode. Forbindelsen bruger TLS med certifikatkontrol. FRB læser uden at markere meddelelser som læste, sende, flytte eller slette dem. Udbyderens adgangskode kan dog give bredere teknisk adgang. Brug en særskilt ordrepostkasse og en separat appadgangskode, hvor det understøttes.
Brug, deling og salg
Oplysninger fra Google API’er bruges kun til den synlige ordrebehandling og til nødvendig sikkerhed, drift og fejlfinding. De bruges ikke til annoncering, kreditvurdering eller træning af generelle AI-modeller. FRB Collect sælger ikke Google-brugerdata. Data deles ikke med andre kunder. Nødvendige driftsleverandører kan behandle data på vores vegne inden for aftalte formål.
FRB Collects brug og videregivelse af oplysninger modtaget fra Google API’er følger Google API Services User Data Policy, inklusive kravene til begrænset brug (Limited Use). Dette er vores forpligtelse til, hvordan data bruges, ikke en bekræftelse på, at Google har godkendt appen.
Tekstgenkendelse i PDF
Scannede PDF-sider kan behandles med tekstgenkendelse på FRB’s eksisterende server hos Railway. Dokumenterne sendes ikke til OpenAI eller en anden ekstern AI-tjeneste til denne læsning. Midlertidige PDF-filer og sidebilleder bruges under behandlingen. Læsningen har tids- og størrelsesgrænser og rydder midlertidige filer ved normal afslutning og håndterede fejl. Ved et pludseligt serverstop kan rester blive liggende, indtil driftsmiljøet ryddes; dette skal følges op som en driftsfejl. Udtrukket tekst og ordreudkast følger opbevaringsrutinerne nedenfor. Tekstgenkendelse kan fejlfortolke tegn og tal; resultatet markeres til kontrol.
Opbevaring og sikkerhed
Løsningen drives på Railway med web, worker og produktionsdatabase i Amsterdam, Nederlandene. Railway bekræftede 6. oktober 2026, at tjenester og tilknyttede volumener i EU West samt platformens egne volumenkopier opbevares i udrulningsregionen. Dette omfatter ikke en bekræftelse af placeringen af ældre kopier fra tidligere regioner. Railways applikations-, udrulnings-, bygge- og HTTP-logfiler opbevares i US West i USA i 90 dage fra den enkelte logregistrering. Pro-abonnementets visning af 30 dage er kun en søgegrænse, ikke en slettefrist. Railway oplyser, at disse logfiler ikke kan slettes tidligere eller enkeltvis. Dette er tekniske leverandørlogfiler, ikke ordrerne eller aktivitetshistorikken i FRB’s kundedatabase. FRB skal begrænse personoplysninger i logfiler og ikke logge ordreindhold, adgangskoder eller adgangsnøgler. Nødvendig supportadgang kan ske fra lande, hvor Railways globale team arbejder; Railway har ikke angivet en fuldstændig landeliste. Adgangskontroller, relevante underleverandører og overførselsgrundlag er stadig under afklaring og skal dokumenteres før pilotstart med virkelige kundeoplysninger.
Hjemmesiden bruger HTTPS. Det separate felt med udtrukket kildetekst og adgangsnøgler krypteres i applikationen; adgangskoder gemmes som envejs-hashværdier.
Påbegyndt ordrekontrol gemmes som et separat, krypteret udkast for den bruger, der er logget ind. Udkastet slettes ved godkendelse eller afvisning eller efter 7 dage uden ændringer ved næste vedligeholdelseskørsel. Det godkender ikke ordren. Personlige arbejdsvisninger og valgt startside gemmes krypteret for den enkelte bruger, indtil visningen eller kontoen slettes. Fortrydelseshistorik for produktændringer og slettede navnetilknytninger krypteres separat, er tilgængelig i 7 dage og slettes ved næste vedligeholdelseskørsel efter fristen. Historikken slettes også, når virksomhedskontoen slettes.
Kildeteksten bruges til kontrol og rettelse af ordreudkast. Den skjules efter 30 dage fra ordreoprettelsen, også hvis vedligeholdelsen er forsinket. Arbejdsprocessen sletter kildefeltet efter 30 dage ved næste vellykkede vedligeholdelseskørsel. CSV-generering sletter ikke automatisk ordredata eller kontrolhistorik. CSV-filen genereres i hukommelsen og gemmes ikke som en særskilt fil på FRB’s server. Originale e-mails bevares i kundens postkasse; FRB gemmer ikke originale bilag permanent.
Rå kildekopier i varelinjer slettes også efter 30 dage. Emne, strukturerede ordrelinjer, advarsler, kontrolbemærkninger og andre bevarede ordreoplysninger følger den separate ordrefrist. Disse ordreoplysninger opbevares i 365 dage fra modtagelsen (12 måneders opbevaringsperiode) og aktivitet i 365 dage fra hændelsen. Fristen forlænges ikke af rettelser eller skift af abonnement. Udløbne ordrer skjules fra portalen og eksport og slettes ved næste vellykkede vedligeholdelseskørsel. Ikke alle databasefelter er krypteret i applikationen. Sikkerhedskopier følger reglerne nedenfor.
Afslutning og sikkerhedskopier
Ved afslutningens ikrafttræden eller bekræftet sletteinstruks stopper vi adgang og hentning og sletter virksomhedens data fra den aktive database senest inden for 30 dage. Eventuel tilbagelevering aftales og gennemføres før sletning. Opsigelse af en fremtidig betalt aftale må ikke fjerne adgangen, før den betalte periode er slut. Aftalt fortsættelse fra pilot bevarer samme konto og opsætning under de almindelige opbevaringsfrister.
FRB’s valgte plan er daglige sikkerhedskopier med 6 dages og ugentlige med 27 dages opbevaring. Railway bekræftede 6. oktober 2026, at kopier slettes ved udløb eller ved manuel sletning uden en efterfølgende gendannelsesperiode. For denne plan kan slettede oplysninger findes i sikkerhedskopier i op til 27 dage efter aktiv sletning, normalt op til 57 dage efter afslutningens ikrafttræden. Railways månedlige kopier har 89 dages opbevaring, men indgår ikke i FRB’s valgte plan. Manuelle kopier har ingen automatisk udløbsdato og opbevares, indtil de slettes; eksisterende manuelle kopier kan ikke tildeles automatisk udløb hos Railway. En ældre manuel kopi opbevares foreløbig efter ejerens beslutning. Dens indhold og behandlingssted samt gamle volumener og kopier fra tidligere regioner skal afklares, før pilotaftalen indgås. Manuelle kopier med kundedata kræver dokumenteret slettefrist, ansvarlig operatør og kontrolleret sletning. Kopierne bruges kun til gendannelse. Tidligere sletteinstrukser skal gentages, før kundeadgang åbnes efter gendannelse. Disse backupfrister gælder ikke Railways tekniske logfiler, som har den separate frist på 90 dage beskrevet ovenfor.
Produktregister, gemte navnetilknytninger, kolonneopsætninger og kontoens indstillinger bevares, mens kontoen er aktiv, eller indtil de fjernes. Minimale meddelelsesidentifikatorer bevares, indtil kontoen slettes, for at forhindre, at gamle meddelelser importeres igen; de kan stadig knyttes til postkassen. Kontakt- og supportsager gennemgås manuelt og slettes senest 12 måneder efter, at sagen er afsluttet. Unødvendige bilag fjernes tidligere. Aftale- og regnskabsdokumenter kan opbevares separat, når en konkret lovpligt eller et retskrav kræver det.
Hvem kan få adgang?
Kontobrugere får adgang til egen virksomheds oplysninger. FRB’s driftsvisning viser teknisk status og giver ikke indblik i andre virksomheders ordrer. Infrastrukturadministratorer kan dog teknisk få bredere adgang. Almindelig fejlfinding skal først bruge teknisk status og syntetiske eksempler. Hvis en konkret meddelelse eller ordre skal læses til brugersupport, kræves en afgrænset sag og udtrykkelig bekræftelse fra kunden. Nødvendigt sikkerhedsarbejde og lovpligtig adgang skal begrundes og dokumenteres særskilt.
Cookies og hjælp
Login bruger cookien frb_session med en varighed på op til 12 timer. Den slettes ved logout. FRB har ingen annoncerings- eller analysescripts i portalen. Hjælperen viser forudskrevne svar lokalt og sender ikke spørgsmål eller ordrer til en ekstern AI-tjeneste.
Gemte kolonneopsætninger
Bekræftede kolonneopsætninger gemmes med afsenderadresse, kolonneoverskrifter og valgt betydning på virksomhedens konto. Opsætningen genbruges kun for samme afsender i samme virksomhed. Den kan fjernes under Produkter og navne og medtages ved tilbagelevering og sletning af virksomhedskontoen. Bekræftelsen registreres i aktivitet og i ordrernes tidsbegrænsede kontrolhistorik.
Kontrolhistorik
For nye ordrer gemmer vi det oprindelige ordreudkast og resultatet af godkendelse eller afvisning med kontrolbemærkning og eventuelle navnetilknytninger, som brugeren vælger at huske. Historikken krypteres separat og er kun tilgængelig for virksomheden i 30 dage fra modtagelsen af ordren. Efter fristen skjules den og slettes ved næste vellykkede vedligeholdelseskørsel. Historikken bruges til sporbarhed og kvalitetskontrol, ikke til træning af eksterne AI-modeller. Godkendte ordrer og gemte navnetilknytninger følger virksomhedens aftalte opbevarings- og sletterutiner. Sikkerhedskopier har egne opbevaringsfrister.
Adgang, frakobling og sletning
Virksomheden kan sætte hentningen på pause eller frakoble kontoen i portalen. Frakobling sletter gemte adgangsnøgler og IMAP-loginoplysninger fra FRB’s aktive database. Allerede importerede ordrer følger opbevaringsfristerne ovenfor. Kunden bør også tilbagekalde appens adgang hos Google eller Microsoft eller tilbagekalde IMAP-appadgangskoden hos e-mailudbyderen. Sikkerhedskopier følger fristerne ovenfor. Anmodninger om indsigt, berigtigelse, eksport eller sletning sendes til kontakt@frbcollect.com. Vi afklarer identitet og tilknytning til virksomheden, før sådanne anmodninger gennemføres.
Frakobling alene sletter ikke tidligere importerede ordrer. Downloadede CSV-filer og originale meddelelser i kundens postkasse håndteres af kunden. Når FRB behandler ordrer på vegne af en virksomhed, bistår vi virksomheden med henvendelser om registreredes rettigheder. Afhængigt af behandlingen kan du også have ret til begrænsning, indsigelse og dataportabilitet. Du kan klage til Datatilsynet.
For oplysninger, som FRB selv er dataansvarlig for, besvarer vi anmodninger om rettigheder uden unødig forsinkelse og senest inden for én måned. Ved behov kan fristen forlænges med op til to måneder på grund af kompleksitet eller antal anmodninger; i så fald informerer vi om forlængelsen og årsagen inden for den første måned. Henvendelser behandles som hovedregel gratis. Ved afslag forklarer vi hvorfor og oplyser om klagemulighederne. Gælder anmodningen en kundes ordredata, bistår vi den dataansvarlige kunde med at overholde fristerne.
Betaling og abonnement
Når I vælger en betalt aftale, bruger FRB Collect Stripe til betaling, fakturering og administration af abonnementet. Stripe modtager de oplysninger, I angiver i betalingsformularen, såsom navn, faktureringsadresse, e-mailadresse og betalingsoplysninger. FRB gemmer tilknytningen til Stripe-kunden, de aftalevilkår, I accepterede, abonnementsstatus og nødvendige faktura- og betalingsreferencer. Kortnummer og sikkerhedskode gemmes ikke i FRB’s database. Ordreindhold, PDF-filer og login til kundens postkasse sendes ikke til Stripe.
Betalingsoplysninger bruges til at gennemføre aftalen og følge op på betalinger. Oplysninger, der skal opbevares efter regnskabsreglerne eller for at håndtere retskrav, følger egne opbevaringsfrister og slettes ikke automatisk sammen med ordredata. Stripe beskriver sin behandling og eventuelle internationale overførsler i sin privatlivspolitik.
Leverandører
Railway driver applikationen og databasen. Namecheap leverer domæne og Private Email til kontakt@frbcollect.com og support@frbcollect.com. Kundens valgte Gmail-, Microsoft 365- eller understøttede IMAP-postkasse er den kilde, kunden selv tilslutter. HetrixTools overvåger tilgængeligheden via et teknisk endepunkt, som kun viser, om tjenesten er tilgængelig. Endepunktet sender ikke ordrer, e-mailindhold, kundenavne eller kundeidentifikatorer. HetrixTools behandler FRB’s konto- og varslingsoplysninger; driftsvarsler sendes til FRB’s Gmail-konto. Vi bruger ikke en ekstern AI-leverandør til ordrelæsning. Send ikke adgangskoder, reservekoder eller komplette kundeordrer i almindelig support-e-mail.
Behandling uden for EØS kræver et gyldigt overførselsgrundlag og nødvendige sikkerhedsforanstaltninger. Før pilotstart dokumenterer vi relevante modtagere, behandlingssteder og grundlag i leverandørbilaget. Kontakt os for nærmere oplysninger og en kopi af relevante garantier. En offentlig privatlivspolitik erstatter ikke disse kontroller.
Kontakt og ændringer
Spørgsmål om databeskyttelse eller sikkerhed kan sendes til kontakt@frbcollect.com. Væsentlige ændringer i, hvordan data bruges, skal beskrives, før ny brug starter. Privatlivspolitikken informerer om behandlingen. En bekræftelse af, at den er læst, er ikke et generelt samtykke til at bruge oplysninger til nye formål. Kundens databehandleraftale regulerer behandlingen af ordredata på kundens vegne.