FRB Collect

Integritetspolicy

Uppdaterad 6 oktober 2026

Denna policy beskriver hur FRB Collect behandlar personuppgifter när pilotföretag använder tjänsten för verkliga order. Personuppgiftsansvar, ändamål, lagring och radering avtalas skriftligen med varje företag före pilotstart.

Vem tillhandahåller FRB Collect?

Tjänsten tillhandahålls av FRB Collect Crisera-Eilertsen, norskt organisationsnummer 938 572 526, Mettedalsfjellet 27, 5302 Strusshamn, Norge. Kontakt för integritetsfrågor: kontakt@frbcollect.com.

FRB Collect är personuppgiftsansvarig för sina egna kontakt- och kontorelationer. När vi behandlar en kunds orderdata enligt kundens instruktioner är FRB Collect personuppgiftsbiträde och kunden personuppgiftsansvarig. Behandlingen regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal.

När ett avtal godkänns elektroniskt lagrar vi hela avtalstexten, versionen, företagsuppgifterna, den inloggade användarens identitet, tidpunkten och bekräftad behörighet. Kvittot kan laddas ner i portalen och tas bort från den aktiva kunddatabasen tillsammans med kontot senast 30 dagar efter att kontot avslutats eller en raderingsinstruktion bekräftats. Separat lagring sker bara när en specifik rättslig skyldighet eller ett rättsligt anspråk kräver det.

Pilotförfrågningar från webbplatsen

När du ber om ett pilotsamtal på webbplatsen skickar vi företagsnamn, e-postadress och önskad mötestid till FRB:s kontaktbrevlåda hos Namecheap för att besvara din förfrågan. Detta skapar inget konto, pilotavtal eller abonnemang. Själva formulärinnehållet lagras inte i applikationens databas. Tekniska, nyckelskyddade fingeravtryck och leveransstatus används för att begränsa missbruk och dubbla utskick. De tas bort från den aktiva databasen efter ett dygn vid nästa underhåll. Förfrågan i kontaktbrevlådan omfattas av gallringsfristen för kontakt- och supportärenden nedan.

Varför vi behandlar personuppgifter

För kontaktpersoner och användare hos företagskunder stöder vi oss på vårt berättigade intresse av att hantera kundrelationen och säkra åtkomsten (GDPR artikel 6.1 f). Vi begränsar detta till nödvändiga kontakt- och säkerhetsuppgifter. Du kan invända mot behandlingen. Om du personligen är avtalspart behandlar vi nödvändiga uppgifter för att ingå eller fullgöra avtalet (artikel 6.1 b). Eventuella bokföringsuppgifter behandlas enligt tillämpliga lagkrav. Kunden bestämmer rättslig grund för de orderdata som vi behandlar för kundens räkning.

Kontaktuppgifter kommer från dig eller företaget som ger dig åtkomst. Orderdata kommer från företagets uppladdningar eller dess valda inkorg, mapp eller etikett. Nödvändiga kontouppgifter måste lämnas för att vi ska kunna skapa och hantera åtkomst. FRB fattar inte beslut som enbart bygger på automatisk behandling och som har rättsliga eller liknande betydande följder för enskilda. Order kräver mänsklig granskning.

Test utan konto

Det offentliga testet får bara användas med fiktiva eller anonymiserade uppgifter. Ordertext, produkter och testkopplingar skickas till FRB:s server för att ge ett resultat. Testet skapar inget kundkonto och ingen order, och innehållet lagras inte i kunddatabasen. Testkopplingar finns bara i den öppna fliken och försvinner vid omladdning. Vanlig teknisk nätverkstrafik kan loggas av driftleverantören.

Vad tjänsten behandlar

FRB Collect behandlar kontouppgifter, produktregister, namnkopplingar, orderutkast, granskningsanteckningar och teknisk aktivitet som behövs för att tillhandahålla tjänsten. När ett e-postkonto ansluts lagrar vi även en kontoidentifierare, vald mapp eller etikett, krypterade åtkomsttoken eller IMAP-inloggningsuppgifter och identifierare för redan behandlade meddelanden.

Gmail-data och ändamål

Gmail-anslutningen begär läsåtkomst. Den läser meddelanden i inkorgen eller etiketten som användaren väljer, hämtar text och PDF-bilagor som stöds, identifierar möjliga order, skapar orderutkast och förhindrar dubbla importer. FRB Collect skickar, ändrar eller raderar inte e-post.

Googles behörighet omfattar tekniskt brevlådan, även om FRB Collect begränsar insamlingen till vald inkorg eller etikett. Inkorgsläsning startar först när användaren aktiverar den. En separat orderbrevlåda kan begränsa de uppgifter FRB behöver läsa.

Automatisk inkorgssortering

Automatisk inkorgssortering läser även meddelanden som kan visa sig vara vanlig korrespondens för att avgöra om de innehåller en order. Sorteringen körs lokalt på FRB:s servrar utan en extern AI-tjänst. Innehåll och bilagor i överhoppade meddelanden lagras inte i kunddatabasen. En meddelandeidentifierare och behandlingsstatus behålls för att undvika ombehandling. Osäkra möjliga order sparas som utkast för granskning med ordinarie lagringstider. Originalmeddelanden ändras eller raderas inte. Sorteringen använder norska och engelska regler och kan felklassificera meddelanden.

Microsoft 365 och andra e-postleverantörer

Microsoft-anslutningen använder delegerad läsåtkomst till användarens brevlåda eller läsåtkomst till en delad brevlåda när en sådan väljs. Den inloggade Microsoft-användaren måste redan ha åtkomst till den delade brevlådan. Microsofts behörighet kan omfatta mer än vald mapp. FRB begränsar insamlingen till den mapp kunden väljer.

För IMAP-leverantörer som stöds lagrar FRB servernamn, användarnamn och brevlådelösenord eller applösenord krypterat så att insamlingen kan ske automatiskt. FRB måste kunna dekryptera lösenordet. Till skillnad från lösenordet för inloggning i portalen är det inte en envägshash. Anslutningen använder TLS med certifikatverifiering. FRB läser utan att markera meddelanden som lästa och utan att skicka, flytta eller radera dem. Leverantörslösenordet kan ändå ge bredare teknisk åtkomst. Använd en separat orderbrevlåda och ett separat applösenord där det stöds.

Användning, delning och försäljning

Information som hämtas från Googles API:er används endast för den orderhantering som visas i tjänsten och för nödvändig säkerhet, drift och felsökning. Den används inte för reklam, kreditbedömning eller träning av generella AI-modeller. FRB Collect säljer inte Googles användardata. Data delas inte med andra kunder. Nödvändiga tjänsteleverantörer kan behandla data för vår räkning för avtalade ändamål.

FRB Collects användning och överföring av information från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på Limited Use. Detta beskriver vårt åtagande om dataanvändning. Det betyder inte att Google har godkänt appen.

Textigenkänning i PDF-filer

Skannade PDF-sidor kan genomgå textigenkänning på FRB:s befintliga Railway-server. Dokument skickas inte till OpenAI eller någon annan extern AI-tjänst för denna läsning. Tillfälliga PDF-filer och sidbilder används under bearbetningen. Tids- och storleksgränser gäller, och tillfälliga filer rensas vid normalt avslut eller hanterade fel. Efter ett abrupt serverstopp kan rester finnas kvar tills körmiljön rensas. Detta måste följas upp som ett driftfel. Utläst text och orderutkast följer lagringsreglerna nedan. Textigenkänning kan feltolka tecken och siffror, så resultatet markeras för granskning.

Lagring och säkerhet

Tjänsten körs på Railway med webb, bakgrundsprocess och produktionsdatabas i Amsterdam, Nederländerna. Den 6 oktober 2026 bekräftade Railway att tjänster och anslutna volymer i EU West, samt inbyggda volymsäkerhetskopior, lagras i driftsättningsregionen. Detta bekräftar inte var äldre säkerhetskopior från tidigare regioner finns. Railways applikations-, driftsättnings-, bygg- och HTTP-loggar lagras i US West, USA, i 90 dagar från varje loggpost. Pro-planens visningsfönster på 30 dagar är bara en sökgräns, inte en raderingsfrist. Railway uppger att loggarna inte kan raderas i förtid eller selektivt. Det är tekniska leverantörsloggar som är separata från order och aktivitetshistorik i FRB:s kunddatabas. FRB måste minimera personuppgifter i loggar och får inte logga orderinnehåll, lösenord eller åtkomsttoken. Nödvändig supportåtkomst kan ske från länder där Railways globala team arbetar. Railway har inte lämnat en fullständig landslista. Åtkomstkontroller, relevanta underbiträden och överföringsmekanismer är fortfarande under utredning och måste dokumenteras innan en pilot med verkliga kunduppgifter startar.

Webbplatsen använder HTTPS. Det separata fältet med utläst källtext och åtkomsttoken krypteras av applikationen. Lösenord lagras som envägshashar.

En pågående ordergranskning lagras som ett separat krypterat utkast för den inloggade användaren. Utkastet raderas vid godkännande eller avvisning, eller efter sju dagar utan ändringar vid nästa underhåll. Det godkänner inte ordern. Personliga arbetsvyer och vald startsida lagras krypterat per användare tills vyn eller kontot tas bort. Ångringshistorik för produktändringar och borttagna namnkopplingar krypteras separat, är tillgänglig i sju dagar och raderas vid nästa underhåll efter perioden. Historiken raderas också när företagskontot tas bort.

Källtext används för att granska och korrigera orderutkast. Den döljs 30 dagar efter att ordern skapades, även om underhållet är försenat. Bakgrundsprocessen raderar källfältet efter 30 dagar vid nästa lyckade underhåll. Att skapa en CSV raderar inte automatiskt orderdata eller granskningshistorik. CSV-filen skapas i minnet och lagras inte som en separat fil på FRB:s server. Ursprungliga mejl finns kvar i kundens brevlåda. FRB lagrar inte originalbilagor permanent.

Obearbetade källkopior på orderrader raderas också efter 30 dagar. Ämne, strukturerade orderrader, varningar, granskningsanteckningar och annan sparad orderinformation följer den separata lagringstiden för order. Dessa orderdata sparas i 365 dagar från mottagandet (en lagringsperiod på 12 månader), och aktivitet i 365 dagar från händelsen. Korrigeringar eller ändrat abonnemang förlänger inte perioden. Utgångna order döljs i portalen och exporter och raderas vid nästa lyckade underhåll. Alla databasfält är inte krypterade på applikationsnivå. Säkerhetskopior följer reglerna nedan.

Avslut och säkerhetskopior

När avtalet upphör eller en raderingsinstruktion bekräftas stoppar vi åtkomst och insamling och raderar företagets data från den aktiva databasen senast inom 30 dagar. Eventuell återlämning av data avtalas och genomförs före radering. Uppsägning av ett framtida betalt avtal får inte ta bort åtkomsten innan den betalda perioden löper ut. Vid överenskommen övergång från pilot till betaltjänst behålls samma konto och inställningar med ordinarie lagringstider.

FRB:s valda schema sparar dagliga säkerhetskopior i 6 dagar och veckovisa säkerhetskopior i 27 dagar. Den 6 oktober 2026 bekräftade Railway att säkerhetskopior raderas när lagringstiden löper ut eller vid manuell radering, utan efterföljande återställningsperiod. Enligt detta schema kan raderade uppgifter finnas kvar i säkerhetskopior i upp till 27 dagar efter aktiv radering, normalt upp till 57 dagar efter att avtalet upphört. Railways månatliga säkerhetskopior har en lagringstid på 89 dagar men ingår inte i FRB:s valda schema. Manuella säkerhetskopior löper inte ut automatiskt och finns kvar tills de raderas. Railway kan inte lägga till automatisk utgångstid för en befintlig manuell säkerhetskopia. En äldre manuell säkerhetskopia behålls för närvarande enligt ägarens beslut. Dess innehåll och behandlingsplats, liksom gamla volymer och säkerhetskopior från tidigare regioner, måste klarläggas innan pilotavtalet ingås. Manuella säkerhetskopior med kunduppgifter kräver dokumenterad raderingsfrist, ansvarig operatör och verifierad radering. Säkerhetskopior används endast för återställning. Tidigare raderingsinstruktioner måste tillämpas på nytt innan kundåtkomst öppnas efter återställning. Dessa frister för säkerhetskopior gäller inte Railways tekniska loggar, som har den separata lagringstiden på 90 dagar som beskrivs ovan.

Produktregister, sparade namnkopplingar, kolumnupplägg och kontoinställningar behålls medan kontot är aktivt eller tills de tas bort. Minimala meddelandeidentifierare behålls tills kontot raderas för att förhindra att gamla meddelanden importeras igen. Dessa identifierare kan fortfarande kopplas till brevlådan. Kontakt- och supportärenden granskas manuellt och raderas senast 12 månader efter avslut. Onödiga bilagor tas bort tidigare. Avtals- och bokföringsunderlag kan lagras separat när en specifik rättslig skyldighet eller ett rättsligt anspråk kräver det.

Vem kan få åtkomst till uppgifterna?

Kontoanvändare har åtkomst till sitt eget företags uppgifter. FRB:s driftvy visar teknisk status och ger inte åtkomst till andra företags order. Infrastrukturadministratörer kan ändå ha bredare teknisk åtkomst. Vanlig felsökning ska i första hand använda teknisk status och syntetiska exempel. Att läsa ett visst meddelande eller en viss order för support kräver ett definierat ärende och kundens uttryckliga bekräftelse. Nödvändigt säkerhetsarbete och lagstadgad åtkomst måste motiveras och dokumenteras separat.

Kakor och hjälp

Inloggningen använder kakan frb_session i upp till 12 timmar. Den raderas vid utloggning. FRB har inga reklam- eller analysskript i portalen. Hjälpfunktionen visar förskrivna svar lokalt och skickar inte frågor eller order till en extern AI-tjänst.

Sparade kolumnupplägg

Bekräftade kolumnupplägg lagras med avsändaradress, kolumnrubriker och valda betydelser på företagskontot. Ett upplägg återanvänds endast för samma avsändare i samma företag. Det kan tas bort under Produkter och benämningar och ingår när data återlämnas eller företagskontot raderas. Bekräftelsen registreras i aktivitet och i varje orders tidsbegränsade granskningshistorik.

Granskningshistorik

För nya order lagrar vi det ursprungliga orderutkastet och resultatet av godkännande eller avvisning, tillsammans med en granskningsanteckning och eventuella namnkopplingar som användaren väljer att spara. Historiken krypteras separat och är tillgänglig för företaget endast i 30 dagar efter att ordern mottogs. Därefter döljs den och raderas vid nästa lyckade underhåll. Historiken stöder spårbarhet och kvalitetsgranskning. Den används inte för att träna externa AI-modeller. Godkända order och sparade namnkopplingar följer företagets avtalade rutiner för lagring och radering. Säkerhetskopior har separata lagringstider.

Åtkomst, frånkoppling och radering

Företaget kan pausa insamlingen eller koppla från kontot i portalen. Frånkoppling raderar lagrade åtkomsttoken och IMAP-inloggningsuppgifter från FRB:s aktiva databas. Redan importerade order följer lagringstiderna ovan. Kunden bör även återkalla appens åtkomst hos Google eller Microsoft, eller återkalla IMAP-applösenordet hos e-postleverantören. Säkerhetskopior följer perioderna ovan. Begäran om tillgång, rättelse, export eller radering skickas till kontakt@frbcollect.com. Vi verifierar identitet och företagstillhörighet innan vi genomför sådana begäranden.

Enbart frånkoppling raderar inte tidigare importerade order. Kunden ansvarar för nedladdade CSV-filer och originalmeddelanden i sin brevlåda. När FRB behandlar order för ett företags räkning hjälper vi företaget med de registrerades begäranden. Beroende på behandlingen kan du även ha rätt till begränsning, invändning och dataportabilitet. Du kan klaga hos Datatilsynet, den norska dataskyddsmyndigheten.

För uppgifter där FRB är personuppgiftsansvarig besvarar vi rättighetsbegäranden utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Om det krävs på grund av komplexitet eller antalet begäranden kan fristen förlängas med upp till två månader. Vi meddelar förlängningen och skälet inom den första månaden. Begäranden hanteras normalt kostnadsfritt. Om en begäran avslås förklarar vi varför och beskriver möjligheterna att klaga. För kundens orderdata hjälper vi den personuppgiftsansvariga kunden att hålla gällande tidsfrister.

Betalning och abonnemang

När du väljer ett betalt avtal använder FRB Collect Stripe för betalning, fakturering och abonnemangshantering. Stripe får uppgifterna som du anger vid betalningen, såsom namn, faktureringsadress, e-postadress och betalningsuppgifter. FRB lagrar Stripe-kundreferensen, villkoren du godkänt, abonnemangsstatus och nödvändiga faktura- och betalningsreferenser. Kortnummer och säkerhetskoder lagras inte i FRB:s databas. Orderinnehåll, PDF-filer och inloggningsuppgifter till kundens brevlåda skickas inte till Stripe.

Betalningsuppgifter används för att fullgöra avtalet och hantera betalningar. Uppgifter som måste sparas enligt bokföringsregler eller för att hantera rättsliga anspråk omfattas av separata lagringstider och raderas inte automatiskt med orderdata. Stripe beskriver sin behandling och eventuella internationella överföringar i sin integritetspolicy.

Stripes integritetspolicy

Tjänsteleverantörer

Railway tillhandahåller drift av applikation och databas. Namecheap tillhandahåller domän och Private Email för kontakt@frbcollect.com och support@frbcollect.com. Kundens valda Gmail-, Microsoft 365- eller IMAP-brevlåda som stöds är en källa som kunden ansluter. HetrixTools övervakar tillgängligheten via en teknisk endpoint som bara visar om tjänsten är tillgänglig. Den skickar inte order, e-postinnehåll, kundnamn eller kundidentifierare. HetrixTools behandlar FRB:s konto- och larmuppgifter. Driftlarm går till FRB:s Gmail-konto. Vi använder ingen extern AI-leverantör för att läsa order. Skicka inte lösenord, återställningskoder eller fullständiga kundorder i vanliga supportmejl.

Behandling utanför EES kräver en giltig överföringsmekanism och nödvändiga skyddsåtgärder. Före pilotstart dokumenterar vi relevanta mottagare, behandlingsplatser och överföringsgrunder i leverantörsbilagan. Kontakta oss för mer information och kopior av relevanta skyddsåtgärder. En offentlig integritetspolicy ersätter inte dessa kontroller.

Kontakt och ändringar

Frågor om integritet eller säkerhet kan skickas till kontakt@frbcollect.com. Väsentliga ändringar i dataanvändningen beskrivs innan den nya användningen börjar. Denna integritetspolicy ger information om behandlingen. Bekräftelsen att den har lästs utgör inte ett generellt samtycke till användning av data för nya ändamål. Kundens personuppgiftsbiträdesavtal reglerar vår behandling av orderdata för kundens räkning.