FRB Collect
Personvernerklæring
Oppdatert 6. oktober 2026
Denne erklæringen beskriver hvordan FRB Collect behandler personopplysninger når pilotbedrifter bruker tjenesten med sine faktiske bestillinger. Behandlingsansvar, formål, lagring og sletting avtales skriftlig med bedriften før pilotstart.
Hvem står bak FRB Collect?
Tjenesten leveres av FRB Collect Crisera-Eilertsen, organisasjonsnummer 938 572 526, Mettedalsfjellet 27, 5302 Strusshamn. Kontakt for personvern: kontakt@frbcollect.com.
FRB Collect er behandlingsansvarlig for egne kontakt- og kontoforhold. Når vi behandler kundens ordreopplysninger etter kundens instrukser, er FRB Collect databehandler og kunden behandlingsansvarlig. Denne behandlingen skal reguleres i en databehandleravtale.
Ved elektronisk avtaleaksept lagrer vi den fullstendige avtaleteksten, avtaleversjon, bedriftens opplysninger, den innloggede brukerens identitet, tidspunkt og bekreftet fullmakt. Avtalekvitteringen kan lastes ned i portalen og slettes fra aktiv kundedatabase sammen med kontoen senest 30 dager etter effektiv avslutning eller bekreftet sletteinstruks. Separat oppbevaring skjer bare når en konkret lovplikt eller et rettskrav krever det.
Pilotforespørsler fra nettsiden
Når du ber om en pilotsamtale på nettsiden, sender vi bedriftsnavn, e-postadresse og ønsket møtetidspunkt til FRBs kontaktpostkasse hos Namecheap for å besvare forespørselen. Dette oppretter ikke en konto, pilotavtale eller et abonnement. Vi lagrer ikke selve skjemainnholdet i applikasjonens database. Tekniske, nøkkelbeskyttede fingeravtrykk og leveringsstatus brukes for å begrense misbruk og dobbelsending; disse fjernes fra aktiv database etter ett døgn ved neste vedlikehold. Henvendelsen i kontaktpostkassen følger slettefristen for kontakt- og supportsaker nedenfor.
Hvorfor vi behandler opplysninger
For kontaktpersoner og brukere hos bedriftskunder er grunnlaget vår berettigede interesse i å administrere kundeforholdet og sikre tilgangen (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vi begrenser oss til nødvendige kontakt- og sikkerhetsopplysninger. Du kan protestere mot denne behandlingen. Når du selv er avtalepart, behandler vi nødvendige opplysninger for å inngå eller oppfylle avtalen (bokstav b). Eventuelle regnskapsopplysninger behandles etter gjeldende lovkrav. Kunden bestemmer behandlingsgrunnlaget for ordreopplysninger vi behandler på kundens vegne.
Kontaktopplysninger kommer fra deg eller bedriften som gir deg tilgang. Ordreopplysninger kommer fra bedriftens opplastinger eller valgte innboks, mappe eller etikett. Nødvendige kontoopplysninger må oppgis for at vi skal kunne opprette og administrere tilgangen. FRB tar ikke automatiserte avgjørelser med rettslig eller tilsvarende betydelig virkning for personer; ordre krever menneskelig kontroll.
Prøvekjøring uten konto
Prøvekjøringen skal bare brukes med oppdiktede eller anonymiserte opplysninger. Ordretekst, produkter og prøvekoblinger sendes til FRBs server for å beregne resultatet. Prøvekjøringen oppretter ingen kundekonto eller ordre og lagrer ikke innholdet i kundedatabasen. Prøvekoblinger finnes bare i den åpne fanen og forsvinner ved ny sideinnlasting. Vanlig teknisk nettverkstrafikk kan registreres av driftsleverandøren.
Hva løsningen behandler
FRB Collect behandler kontoinformasjon, produktregister, navnekoblinger, ordreutkast, kontrollmerknader og teknisk aktivitet som trengs for å levere tjenesten. Når en e-postkonto kobles til, lagres også kontoidentifikator, valgt mappe eller etikett, krypterte tilgangsnøkler eller IMAP-innloggingsopplysninger og identifikatorer for meldinger som er behandlet.
Gmail-data og formål
Gmail-koblingen ber om lesetilgang. Tilgangen brukes til å lese meldinger i innboksen eller etiketten brukeren velger, hente tekst og støttede PDF-vedlegg, finne mulige bestillinger, opprette ordreutkast og hindre at samme melding importeres flere ganger. FRB Collect sender, endrer eller sletter ikke e-post.
Google-tillatelsen gjelder teknisk for postkassen, selv om FRB Collect begrenser innhentingen til valgt innboks eller etikett. Innbokslesing starter først når brukeren aktiverer den. En egen ordrepostkasse kan begrense hvilke opplysninger FRB trenger å lese.
Automatisk innbokssortering
Ved automatisk innbokssortering leses også meldinger som kan vise seg å være vanlig korrespondanse, for å avgjøre om de inneholder en bestilling. Sorteringen skjer lokalt på FRBs server uten ekstern KI. Innhold og vedlegg i meldinger som hoppes over lagres ikke i kundedatabasen; en meldingsidentifikator og behandlingsstatus beholdes for å unngå ny behandling. Usikre mulige bestillinger lagres som ordreutkast til kontroll og følger de ordinære lagringsfristene. Originalmeldinger endres eller slettes ikke. Sorteringen er regelbasert for norsk og engelsk og kan feilklassifisere meldinger.
Microsoft 365 og andre e-postleverandører
Microsoft-koblingen bruker delegert lesetilgang til egen postkasse, eller lesetilgang til delte postkasser når dette velges. Den innloggede Microsoft-brukeren må allerede ha tilgang til den delte postkassen. Tillatelsen hos Microsoft kan omfatte mer enn den valgte mappen; FRB begrenser innhentingen til mappen kunden velger.
For støttede IMAP-leverandører lagrer FRB servernavn, brukernavn og postkassens passord eller app-passord kryptert, slik at innhenting kan kjøre automatisk. Dette passordet må kunne dekrypteres av FRB; det er ikke en enveis passordhash som portalens innloggingspassord. Forbindelsen bruker TLS med sertifikatkontroll. FRB leser uten å markere meldinger som lest, sende, flytte eller slette dem. Leverandørens passord kan likevel gi bredere teknisk tilgang. Bruk en egen ordrepostkasse og et separat app-passord der dette støttes.
Bruk, deling og salg
Opplysninger fra Google API-er brukes bare til den synlige ordrebehandlingen og til nødvendig sikkerhet, drift og feilsøking. De brukes ikke til annonsering, kredittvurdering eller trening av generelle AI-modeller. FRB Collect selger ikke Google-brukerdata. Data deles ikke med andre kunder. Nødvendige driftsleverandører kan behandle data på våre vegne innenfor avtalte formål.
FRB Collects bruk og videreformidling av informasjon mottatt fra Google API-er følger Google API Services User Data Policy, inkludert kravene til begrenset bruk (Limited Use). Dette er vår forpliktelse til hvordan data brukes, ikke en bekreftelse på at Google har godkjent appen.
Tekstgjenkjenning i PDF
Skannede PDF-sider kan behandles med tekstgjenkjenning på FRBs eksisterende server hos Railway. Dokumentene sendes ikke til OpenAI eller en annen ekstern KI-tjeneste for denne lesingen. Midlertidige PDF-er og sidebilder brukes under behandlingen. Lesingen har tids- og størrelsesgrenser og rydder midlertidige filer ved normal avslutning og håndterte feil. Ved et brått serverstopp kan rester bli liggende til driftsmiljøet ryddes; dette skal følges opp som en driftsfeil. Uttrekt tekst og ordreutkast følger lagringsrutinene nedenfor. Tekstgjenkjenning kan feiltolke tegn og tall; resultatet merkes for kontroll.
Lagring og sikkerhet
Løsningen driftes på Railway med web, worker og produksjonsdatabase i Amsterdam, Nederland. Railway bekreftet 6. oktober 2026 at tjenester og tilknyttede volum i EU West, samt native volumkopier, lagres i utrullingsregionen. Dette omfatter ikke en bekreftelse på plasseringen av eldre kopier fra tidligere regioner. Railways applikasjons-, utrullings-, bygge- og HTTP-logger lagres i US West i USA i 90 dager fra den enkelte loggoppføringen. Pro-abonnementets visning av 30 dager er bare en søkegrense, ikke en slettefrist. Railway opplyser at disse loggene ikke kan slettes tidligere eller enkeltvis. Dette er tekniske leverandørlogger, ikke ordrene eller aktivitetshistorikken i FRBs kundedatabase. FRB skal begrense personopplysninger i logger og ikke logge ordreinnhold, passord eller tilgangsnøkler. Nødvendig supporttilgang kan skje fra land der Railways globale team arbeider; Railway har ikke oppgitt en fullstendig landliste. Tilgangskontroller, relevante videreleverandører og overføringsgrunnlag er fortsatt under avklaring og må dokumenteres før pilotstart med ekte kundeopplysninger.
Nettsiden bruker HTTPS. Det separate feltet med uttrekt kildetekst og tilgangsnøkler krypteres i applikasjonen; passord lagres som enveis passordhasher.
Påbegynt ordrekontroll lagres som et separat, kryptert utkast for den innloggede brukeren. Utkastet slettes ved godkjenning eller avvisning, eller etter 7 dager uten endringer ved neste vedlikeholdsrunde. Det godkjenner ikke ordren. Personlige arbeidsvisninger og valgt startside lagres kryptert for den enkelte brukeren til visningen eller kontoen slettes. Angrehistorikk for produktendringer og slettede navnekoblinger krypteres separat, er tilgjengelig i 7 dager og slettes ved neste vedlikeholdsrunde etter fristen. Historikken slettes også når bedriftskontoen slettes.
Kildeteksten brukes til kontroll og retting av ordreutkast. Den skjules etter 30 dager fra ordreopprettelse, også hvis vedlikehold er forsinket. Arbeidsprosessen sletter kildefeltet etter 30 dager, ved neste vellykkede vedlikeholdsrunde. CSV-generering sletter ikke automatisk ordredata eller kontrollhistorikk. CSV-filen genereres i minnet og lagres ikke som en egen fil på FRBs server. Originale e-poster beholdes i kundens postkasse; FRB lagrer ikke originalvedlegg varig.
Rå kildekopier i varelinjer slettes også etter 30 dager. Emne, strukturerte ordrelinjer, varsler, kontrollmerknader og annen beholdt ordreinformasjon følger den separate ordrefristen. Disse ordreopplysningene beholdes i 365 dager fra mottak (12 måneders lagringsperiode), og aktivitet i 365 dager fra hendelsen. Fristen forlenges ikke av rettelser eller bytte av abonnement. Utløpte ordre skjules fra portalen og eksport, og slettes ved neste vellykkede vedlikeholdsrunde. Ikke alle databasefelt er kryptert i applikasjonen. Sikkerhetskopier følger reglene nedenfor.
Avslutning og sikkerhetskopier
Ved effektiv avslutning eller bekreftet sletteinstruks stopper vi tilgang og innhenting og sletter bedriftens data fra aktiv database senest innen 30 dager. Eventuell tilbakelevering avtales og gjennomføres før sletting. Oppsigelse av en fremtidig betalt avtale skal ikke fjerne tilgang før den betalte perioden er slutt. Avtalt videreføring fra pilot beholder samme konto og oppsett under de vanlige lagringsfristene.
FRBs valgte plan er daglige sikkerhetskopier med 6 dagers og ukentlige med 27 dagers oppbevaring. Railway bekreftet 6. oktober 2026 at kopier slettes ved utløp eller når de slettes manuelt, uten en etterfølgende gjenopprettingsperiode. For denne planen kan slettede opplysninger finnes i sikkerhetskopier i inntil 27 dager etter aktiv sletting, normalt inntil 57 dager etter effektiv avslutning. Railways månedlige kopier har 89 dagers oppbevaring, men inngår ikke i FRBs valgte plan. Manuelle kopier har ingen automatisk utløpsdato og beholdes til de slettes; eksisterende manuelle kopier kan ikke gis automatisk utløp hos Railway. En eldre manuell kopi beholdes foreløpig etter eierens beslutning. Dens innhold og behandlingssted, samt gamle volum og kopier fra tidligere regioner, må avklares før pilotavtalen inngås. Manuelle kopier med kundedata krever dokumentert slettefrist, ansvarlig operatør og kontrollert sletting. Kopiene brukes bare til gjenoppretting. Tidligere sletteinstrukser må gjentas før kundetilgang åpnes etter gjenoppretting. Disse backupfristene gjelder ikke Railways tekniske logger, som har den separate 90-dagersfristen beskrevet ovenfor.
Produktregister, lagrede navnekoblinger, kolonneoppsett og kontoens innstillinger beholdes mens kontoen er aktiv eller til de fjernes. Minimale meldingsidentifikatorer beholdes til kontoen slettes for å hindre at gamle meldinger blir importert igjen; de kan fortsatt knyttes til postkassen. Kontakt- og supportsaker gjennomgås manuelt og slettes senest 12 måneder etter at saken er avsluttet. Unødvendige vedlegg fjernes tidligere. Avtale- og regnskapsdokumenter kan oppbevares separat når en konkret lovplikt eller et rettskrav krever det.
Hvem kan få tilgang?
Kontobrukere får tilgang til egen bedrifts opplysninger. FRBs driftsvisning viser teknisk status og gir ikke innsyn i andre bedrifters ordre. Infrastrukturadministratorer kan likevel teknisk få bredere tilgang. Ordinær feilsøking skal først bruke teknisk status og syntetiske eksempler. Hvis en konkret melding eller ordre må leses for brukerstøtte, kreves en avgrenset sak og uttrykkelig bekreftelse fra kunden. Nødvendig sikkerhetsarbeid og lovpålagt tilgang må begrunnes og dokumenteres særskilt.
Informasjonskapsler og hjelp
Innlogging bruker informasjonskapselen frb_session med varighet på opptil 12 timer. Den slettes ved utlogging. FRB har ingen annonserings- eller analyseskript i portalen. Hjelperen viser forhåndsskrevne svar lokalt og sender ikke spørsmål eller ordre til en ekstern KI-tjeneste.
Lagrede kolonneoppsett
Bekreftede kolonneoppsett lagres med avsenderadresse, kolonneoverskrifter og valgt betydning i bedriftens konto. Oppsettet gjenbrukes bare for den samme avsenderen i den samme bedriften. Det kan fjernes under Produkter og navn og følger med ved tilbakelevering og sletting av bedriftskontoen. Bekreftelsen registreres i aktivitet og i ordrenes tidsbegrensede kontrollhistorikk.
Kontrollhistorikk
For nye ordre lagrer vi det opprinnelige ordreutkastet og resultatet av godkjenning eller avvisning, med kontrollmerknad og eventuelle navnekoblinger brukeren velger å huske. Historikken krypteres separat og er bare tilgjengelig for bedriften i 30 dager fra ordren ble mottatt. Etter fristen skjules den og slettes ved neste vellykkede vedlikeholdsrunde. Historikken brukes til sporbarhet og kvalitetskontroll, ikke til trening av eksterne AI-modeller. Godkjente ordre og lagrede navnekoblinger følger bedriftens avtalte lagrings- og sletterutiner. Sikkerhetskopier har egne oppbevaringsfrister.
Tilgang, frakobling og sletting
Bedriften kan pause innhenting eller koble fra kontoen i portalen. Frakobling sletter lagrede tilgangsnøkler og IMAP-innloggingsopplysninger fra FRBs aktive database. Allerede importerte ordre følger lagringsfristene over. Kunden bør også tilbakekalle appens tilgang hos Google eller Microsoft, eller tilbakekalle IMAP-app-passordet hos e-postleverandøren. Sikkerhetskopier følger fristene over. Forespørsler om innsyn, retting, eksport eller sletting sendes til kontakt@frbcollect.com. Vi avklarer identitet og bedriftstilhørighet før slike forespørsler gjennomføres.
Frakobling alene sletter ikke tidligere importerte ordre. Nedlastede CSV-filer og originalmeldinger i kundens postkasse håndteres av kunden. Når FRB behandler ordre på vegne av en bedrift, bistår vi bedriften med henvendelser om registrertes rettigheter. Avhengig av behandlingen kan du også ha rett til begrensning, å protestere og dataportabilitet. Du kan klage til Datatilsynet.
For opplysninger FRB selv er behandlingsansvarlig for, svarer vi på rettighetsforespørsler uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Ved behov kan fristen forlenges med inntil to måneder på grunn av kompleksitet eller antall forespørsler; da informerer vi om forlengelsen og årsaken innen den første måneden. Henvendelser behandles som hovedregel gratis. Ved avslag forklarer vi hvorfor og opplyser om klagemulighetene. Gjelder forespørselen en kundes ordredata, bistår vi den behandlingsansvarlige kunden med å overholde fristene.
Betaling og abonnement
Når dere velger en betalt avtale, bruker FRB Collect Stripe til betaling, fakturering og administrasjon av abonnementet. Stripe mottar opplysningene dere oppgir i betalingsskjemaet, som navn, fakturaadresse, e-postadresse og betalingsopplysninger. FRB lagrer koblingen til Stripe-kunden, avtalevilkårene dere godtok, abonnementsstatus og nødvendige faktura- og betalingsreferanser. Kortnummer og sikkerhetskode lagres ikke i FRBs database. Ordreinnhold, PDF-er og innlogging til kundens postkasse sendes ikke til Stripe.
Betalingsopplysninger brukes til å gjennomføre avtalen og følge opp betalinger. Opplysninger som må beholdes etter regnskapsreglene eller for å håndtere rettskrav følger egne lagringsfrister, og slettes ikke automatisk sammen med ordredata. Stripe beskriver sin behandling og eventuelle internasjonale overføringer i sin personvernerklæring.
Leverandører
Railway drifter applikasjonen og databasen. Namecheap leverer domene og Private Email for kontakt@frbcollect.com og support@frbcollect.com. Kundens valgte Gmail-, Microsoft 365- eller støttede IMAP-postkasse er kilden kunden selv kobler til. HetrixTools overvåker tilgjengeligheten via et teknisk endepunkt som bare viser om tjenesten er tilgjengelig. Endepunktet sender ikke ordre, e-postinnhold, kundenavn eller kundeidentifikatorer. HetrixTools behandler FRBs konto- og varslingsopplysninger; driftsvarsler sendes til FRBs Gmail-konto. Vi bruker ikke en ekstern KI-leverandør til ordrelesing. Ikke send passord, reservekoder eller komplette kundeordrer i vanlig support-e-post.
Behandling utenfor EØS krever et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak. Før pilotstart dokumenterer vi relevante mottakere, behandlingssteder og grunnlag i leverandørvedlegget. Kontakt oss for nærmere informasjon og kopi av relevante garantier. En offentlig personvernerklæring erstatter ikke disse kontrollene.
Kontakt og endringer
Spørsmål om personvern eller sikkerhet kan sendes til kontakt@frbcollect.com. Vesentlige endringer i hvordan data brukes skal beskrives før ny bruk starter. Personvernerklæringen informerer om behandlingen. En bekreftelse på at den er lest er ikke et generelt samtykke til å bruke opplysninger til nye formål. Kundens databehandleravtale regulerer behandlingen av ordredata på kundens vegne.