Praktisk guide

Orderautomatisering för grossister

Grossister och andra B2B-företag får ofta order som e-posttext och PDF-bilagor. Orderautomatisering omvandlar uppgifterna till strukturerade utkast. I FRB granskar och godkänner en medarbetare resultatet före export för vidare hantering.

Minska manuell orderregistrering och behåll kontrollen

Arbetet består sällan av att bara läsa ett artikelnummer. Någon måste identifiera kunden, tolka produktnamn, kontrollera antal, upptäcka saknade uppgifter och registrera resultatet i rätt format. Olika benämningar på samma produkt ökar granskningsbehovet.

Automatisk orderregistrering kräver mer än textigenkänning. I FRB omfattar automatiseringen insamling, strukturering och produktmatchning. Ordern behöver fortfarande godkännas, och en exportfil är inte samma sak som en registrerad order i ert ERP-system.

Ett kontrollerat arbetsflöde

1. Ordern samlas in. Order samlas in från en ansluten inkorg eller ordermapp. E-postfiler, PDF, CSV, Excel och tydliga bilder kan också laddas upp.
2. Produkter och antal struktureras. Kända artikelnummer, produktnamn och sparade kundbenämningar matchas mot produktregistret.
3. Avvikelser stoppas för granskning. Okända produkter, ovanligt höga antal, möjliga dubbletter och oläsbara dokument markeras för granskning.
4. En människa godkänner. Originalet, avsändaren, alla rader och eventuella varningar granskas.
5. Ordern exporteras. Godkända order kan laddas ner som CSV, Excel eller FRB XML för ett överenskommet nästa steg.

Varför FRB Collect inte ersätter ert ERP-system

Era ERP-, lager- och ekonomisystem ansvarar fortsatt för den efterföljande hanteringen. FRB Collect ligger före dessa system och omvandlar ostrukturerat underlag till ett tydligt orderutkast. Piloten skickar inte order vidare automatiskt och är inget fakturerings-, lager- eller ekonomisystem.

När automatiseringen ska stanna

Automatiseringen ska stanna när svaret är oklart. Två produkter kan likna varandra, ett antal kan vara ovanligt högt eller samma order kan ha skickats flera gånger. Då är en synlig granskningsuppgift säkrare än ett automatiskt beslut.

FRB Collect använder ett produktregister, kundspecifika namnkopplingar och konsekventa kontroller. När en okänd produkt korrigeras och benämningen sparas kan samma formulering matchas nästa gång.

Vilka dokument passar piloten?

Piloten stöder e-post i ren text och HTML, textbaserade PDF-filer, skannade PDF-filer med tydlig tryckt text, CSV-order, Excel-filer (.xlsx) med ett blad och utan formler, tydliga PNG-/JPG-bilder samt produktregister i CSV. Skannade PDF-filer använder lokal textigenkänning, begränsad till 20 skannade sidor per PDF och en avgränsad bearbetningstid. Artikelnummer och antal måste kontrolleras mot originalet. Otydliga skanningar, handskrift, Word-bilagor och Excel-filer med formler eller flera blad kräver manuell hantering. Ovanliga tabeller kan också behöva förtydligas.

Före start testas ett avgränsat urval dokument. Målet är att mäta granskningsbehov, avvikelser och exportkvalitet i företagets verkliga arbetsflöde, utan att utlova automatisering som ännu inte har bevisats.

Utforska arbetsflödet