Praktisk veiledning

Automatisert ordrebehandling for grossister

Grossister og andre B2B-bedrifter mottar ofte bestillinger som fritekst i e-post og som PDF-vedlegg. Automatisert ordrebehandling gjør opplysningene om til strukturerte ordreutkast. I FRB kontrollerer og godkjenner en medarbeider resultatet før eksport til videre behandling.

Redusere manuell ordreregistrering uten å miste kontroll

Arbeidet består sjelden bare av å lese et varenummer. En medarbeider må finne riktig kunde, tolke produktnavn, kontrollere antall, oppdage manglende informasjon og registrere resultatet i riktig format. Når kundene skriver samme vare på forskjellige måter, øker behovet for kontroll.

Automatisk ordreregistrering krever mer enn tekstgjenkjenning. I FRB gjelder automatiseringen innhenting, strukturering og produktmatching; ordren må fortsatt godkjennes, og en eksportfil er ikke det samme som en registrert ordre i ERP.

En kontrollert arbeidsflyt

1. Bestillingen samles inn. Bestillinger hentes fra tilkoblet innboks eller ordremappe. E-postfiler, PDF, CSV, Excel og tydelige bilder kan også lastes opp.
2. Produkter og antall struktureres. Kjente varenummer, produktnavn og lagrede kundenavn kobles til produktregisteret.
3. Avvik stoppes. Ukjente produkter, uvanlig høye antall, mulige duplikater og uleselige dokumenter merkes for kontroll.
4. Et menneske godkjenner. Originalen, avsenderen, alle linjene og eventuelle varsler kontrolleres.
5. Ordren eksporteres. Godkjente ordre kan lastes ned som CSV, Excel eller FRB XML til en avtalt videre prosess.

Hvorfor FRB Collect ikke erstatter ERP

ERP-, lager- og regnskapssystemet skal fortsatt være bedriftens system for videre behandling. FRB Collect ligger foran dette systemet og gjør ustrukturert input om til et ryddig ordreutkast. Piloten sender ikke ordre automatisk videre og er ikke et faktura-, lager- eller regnskapssystem.

Når automatiseringen skal stoppe

En løsning bør stoppe når den ikke vet. To produkter kan ligne på hverandre, et antall kan være uvanlig høyt, eller samme ordre kan ha blitt sendt flere ganger. I slike tilfeller er en synlig kontrolloppgave tryggere enn en automatisk beslutning.

FRB Collect bruker produktregister, kundespesifikke navnekoblinger og faste kontrollregler. Når en ukjent vare korrigeres og navnet lagres, kan samme uttrykk kobles riktig neste gang.

Hvilke dokumenter passer i piloten?

Piloten støtter e-post med tekst eller HTML-tekst, tekstbaserte PDF-er, skannede PDF-er med tydelig trykt tekst, ordre i CSV eller Excel (.xlsx) med ett ark uten formler, tydelige PNG/JPG-bilder og produktregister i CSV-format. Skannede PDF-er leses med lokal tekstgjenkjenning, med inntil 20 skannede sider per PDF og begrenset lesetid. Varenummer og antall må kontrolleres mot originalen. Utydelige skanninger, håndskrift, Word-vedlegg og Excel med formler eller flere ark krever manuell håndtering. Uvanlige tabeller kan også kreve avklaring.

Før oppstart testes et avgrenset utvalg dokumenter. Målet er å måle kontrollbehov, avvik og eksportkvalitet med bedriftens faktiske arbeidsflyt, uten å love automatikk som ennå ikke er bevist.

Utforsk arbeidsflyten