Praktisk vejledning

Automatiseret ordrebehandling til grossister

Grossister og andre B2B-virksomheder modtager ofte bestillinger som fritekst i e-mail og som PDF-bilag. Automatiseret ordrebehandling omdanner oplysningerne til strukturerede ordreudkast. I FRB kontrollerer og godkender en medarbejder resultatet før eksport til videre behandling.

Reducér manuel ordreregistrering uden at miste kontrollen

Arbejdet består sjældent kun i at læse et varenummer. En medarbejder skal finde den rette kunde, fortolke produktnavne, kontrollere antal, opdage manglende oplysninger og registrere resultatet i det rette format. Når kunderne skriver samme vare på forskellige måder, øges behovet for kontrol.

Automatisk ordreregistrering kræver mere end tekstgenkendelse. I FRB omfatter automatiseringen hentning, strukturering og produktmatchning; ordren skal stadig godkendes, og en eksportfil er ikke det samme som en registreret ordre i ERP.

En kontrolleret arbejdsgang

1. Bestillingen indsamles. Bestillinger hentes fra en tilsluttet indbakke eller ordremappe. E-mailfiler, PDF, CSV, Excel og tydelige billeder kan også uploades.
2. Produkter og antal struktureres. Kendte varenumre, produktnavne og gemte kundenavne knyttes til produktregisteret.
3. Afvigelser stoppes. Ukendte produkter, usædvanligt høje antal, mulige dubletter og ulæselige dokumenter markeres til kontrol.
4. Et menneske godkender. Originalen, afsenderen, alle linjer og eventuelle advarsler kontrolleres.
5. Ordren eksporteres. Godkendte ordrer kan downloades som CSV, Excel eller FRB XML til en aftalt videre proces.

Hvorfor FRB Collect ikke erstatter ERP

ERP-, lager- og regnskabssystemet skal fortsat være virksomhedens system til videre behandling. FRB Collect ligger før dette system og omdanner ustruktureret input til et overskueligt ordreudkast. Piloten sender ikke ordrer automatisk videre og er ikke et faktura-, lager- eller regnskabssystem.

Hvornår automatiseringen skal stoppe

En løsning bør stoppe, når den ikke ved nok. To produkter kan ligne hinanden, et antal kan være usædvanligt højt, eller samme ordre kan være sendt flere gange. I sådanne tilfælde er en synlig kontrolopgave sikrere end en automatisk beslutning.

FRB Collect bruger produktregister, kundespecifikke navnetilknytninger og faste kontrolregler. Når en ukendt vare rettes, og navnet gemmes, kan samme udtryk tilknyttes korrekt næste gang.

Hvilke dokumenter passer til piloten?

Piloten understøtter e-mail med tekst eller HTML-tekst, tekstbaserede PDF-filer, scannede PDF-filer med tydelig trykt tekst, ordrer i CSV eller Excel (.xlsx) med ét ark uden formler, tydelige PNG/JPG-billeder og produktregister i CSV-format. Scannede PDF-filer læses med lokal tekstgenkendelse med op til 20 scannede sider pr. PDF og begrænset læsetid. Varenummer og antal skal kontrolleres mod originalen. Utydelige scanninger, håndskrift, Word-bilag og Excel med formler eller flere ark kræver manuel håndtering. Usædvanlige tabeller kan også kræve afklaring.

Før opstart testes et afgrænset udvalg af dokumenter. Målet er at måle kontrolbehov, afvigelser og eksportkvalitet med virksomhedens faktiske arbejdsgang uden at love automatik, som endnu ikke er dokumenteret.

Udforsk arbejdsgangen