Från e-post och PDF till ordning på order – lär känna FRB Collect
En order kommer i själva e-postmeddelandet. Nästa är en PDF-bilaga. En kund kan använda ett annat produktnamn än det som finns i ert register. Innan ordern kan gå vidare behöver någon hitta uppgifterna, kontrollera produkterna och registrera antalen.
FRB Collect är utformat för att förenkla denna del av arbetsdagen och minska manuell orderregistrering, samtidigt som företaget behåller kontrollen före export.
FRB Collect är en norsk programvarutjänst för företag som tar emot varuorder via e-post och dokument. Vi ordnar informationen i orderutkast, matchar orderrader mot företagets produktregister och gör det enklare att granska det som behöver uppmärksamhet.
Vad gör FRB Collect?
Arbetsflödet har tre steg:
- Ta emot ordern. FRB kan hämta meddelanden från en ansluten inkorg eller vald mapp. Dokument som stöds kan även laddas upp.
- Granska ordern. Systemet läser uppgifterna och skapar ett orderutkast. Användaren kontrollerar produkter, antal och eventuella avvikelser mot originalet.
- Exportera för vidare hantering. När ordern är godkänd kan den laddas ner som CSV, Excel eller FRB XML.
E-postanslutningen beror på företagets leverantör och de behörigheter som har godkänts. Vi klargör detta före pilotstart.
När kunden använder ett annat produktnamn
En produkt kan ha ett namn i företagets register och ett annat i kundens order.
FRB jämför orderrader med produktregistret och kan återanvända namnkopplingar som företaget har bekräftat och valt att spara. Då behöver samma skillnad i benämning kanske inte redas ut på nytt varje gång.
När en uppgift är otydlig eller en matchning är osäker behöver den kontrolleras. Användaren kan korrigera orderutkastet före godkännande och export.
Överblick även över längre order
En order med många rader måste fortfarande vara lätt att granska.
FRB:s Excel-export innehåller en översikt som grupperar orderrader under varje order. Ordernumret behöver inte upprepas på varje rad i översikten. Filen innehåller också ett separat blad med strukturerade orderdata för vidare hantering.
Innan ett företag börjar använda exporten kontrollerar vi tillsammans att innehåll och kolumner passar arbetsflödet. FRB skickar inte order direkt till ERP och ersätter inte företagets lager-, ekonomi- eller faktureringssystem.
Förutsägbar behandling med mänsklig granskning
FRB läser order med regler och kod. Dokument skickas inte till OpenAI eller andra externa AI-modeller för tolkning. Skannade dokument kan behandlas med lokal textigenkänning.
Det betyder inte att alla dokument kan läsas utan fel. Otydliga skanningar, obekanta layouter och saknade uppgifter kan kräva manuell korrigering. Därför måste order granskas och godkännas före export.
Vem är FRB till för?
FRB är särskilt relevant för grossister och andra företag som:
- tar emot varuorder via e-post eller som bilagor;
- lägger tid på att överföra orderrader manuellt;
- har ett produktregister att kontrollera order mot;
- vill behålla mänsklig granskning innan order hanteras vidare.
Värdet beror på företagets ordertyper och nuvarande arbetsflöde. Om order redan går automatiskt från en webbutik till ett ordersystem kan behovet vara mindre.
Vem står bakom FRB?
FRB Collect drivs av Marcus Jarnæs Crisera-Eilertsen, innehavare av den norska enskilda firman FRB Collect Crisera-Eilertsen.
Målet är att förenkla vardagen för företag som fortfarande hanterar många order manuellt. Vi vill minska tiden för upprepad registrering och tydliggöra vad som faktiskt behöver granskas.
FRB befinner sig i pilotfas. Därför lovar vi ingen bestämd tidsbesparing. Under piloten bedömer vi hur tjänsten fungerar med företagets faktiska order, vilka korrigeringar som behövs och om exporten passar nästa steg i arbetsflödet.