Fra e-mail og PDF til overskuelige ordrer – dette er FRB Collect
En bestilling kommer som tekst i en e-mail. Den næste ligger i et PDF-bilag. Kunden bruger måske et andet produktnavn end det, der står i jeres vareliste. Før ordren kan behandles videre, skal nogen finde oplysningerne, tjekke produkterne og registrere antal.
FRB Collect er udviklet til at gøre denne del af arbejdsdagen enklere og reducere manuel ordreregistrering, samtidig med at virksomheden bevarer kontrollen før eksport.
FRB Collect er en norsk softwaretjeneste til virksomheder, der modtager produktordrer via e-mail og dokumenter. Vi samler oplysningerne i ordreudkast, matcher varelinjer med virksomhedens produktregister og gør det lettere at kontrollere det, der kræver opmærksomhed.
Hvad gør FRB Collect?
Arbejdsgangen består af tre trin:
- Modtag bestillingen. FRB kan hente meddelelser fra en tilsluttet indbakke eller en valgt mappe. Understøttede dokumenter kan også uploades.
- Kontrollér ordren. Systemet læser oplysningerne og opretter et ordreudkast. Brugeren kontrollerer produkter, antal og eventuelle afvigelser mod originalen.
- Eksportér videre. Efter godkendelse kan ordren downloades som CSV, Excel eller FRB XML til videre behandling.
E-mailforbindelsen afhænger af, hvilken udbyder virksomheden bruger, og hvilke adgange der er godkendt. Det afklarer vi før pilotstart.
Når kunden bruger et andet navn for varen
Et produkt kan have ét navn i virksomhedens produktregister og et andet navn i kundens bestilling.
FRB sammenholder varelinjerne med produktregisteret og kan genbruge navnetilknytninger, som virksomheden har bekræftet og valgt at gemme. Dermed behøver samme navneforskel ikke nødvendigvis at blive afklaret igen hver gang.
Når en oplysning er utydelig, eller en tilknytning er usikker, skal den undersøges. Brugeren kan rette ordreudkastet før godkendelse og eksport.
Overblik, også når ordrerne bliver lange
En ordre med mange varelinjer skal stadig kunne kontrolleres.
FRB’s Excel-eksport har en særskilt oversigt, som grupperer varelinjerne under hver ordre. Ordrenummeret behøver dermed ikke at blive gentaget på hver linje i oversigten. Filen indeholder også et særskilt ark med strukturerede ordredata til videre behandling.
Før en virksomhed tager eksporten i brug, kontrollerer vi sammen, at indhold og kolonner passer til jeres arbejdsgang. FRB sender ikke ordrer direkte til ERP og erstatter ikke virksomhedens lager-, regnskabs- eller fakturasystem.
Forudsigelig behandling med menneskelig kontrol
Ordrelæsningen i FRB er regel- og kodebaseret. Dokumenterne sendes ikke til OpenAI eller andre eksterne AI-modeller til fortolkning. Scannede dokumenter kan behandles med lokal tekstgenkendelse.
Det betyder ikke, at alle dokumenter kan læses fejlfrit. Utydelige scanninger, ukendte opsætninger og manglende oplysninger kan kræve manuel rettelse. Derfor skal ordrerne kontrolleres og godkendes før eksport.
Hvem passer FRB til?
FRB er særligt relevant for grossister og andre virksomheder, der:
- modtager produktbestillinger via e-mail eller som bilag;
- bruger tid på at overføre varelinjer manuelt;
- har et produktregister at kontrollere bestillingerne mod;
- ønsker at bevare menneskelig kontrol, før ordrerne behandles videre.
Værdien afhænger af virksomhedens ordretyper og nuværende arbejdsproces. Hvis bestillingerne allerede går automatisk fra webshop til ordresystem, kan behovet være mindre.
Hvem står bag?
FRB Collect drives af Marcus Jarnæs Crisera-Eilertsen, indehaver af den norske enkeltmandsvirksomhed FRB Collect Crisera-Eilertsen.
Målet er at gøre hverdagen enklere for virksomheder, der stadig håndterer mange bestillinger manuelt. Vi ønsker, at mindre tid skal gå med gentagen registrering, og at det skal være tydeligt, hvad der faktisk kræver kontrol.
FRB er i pilotfasen. Vi lover derfor ingen bestemt tidsbesparelse. Gennem piloten undersøger vi, hvordan løsningen fungerer med virksomhedens faktiske ordrer, hvilke rettelser der er brug for, og om eksporten passer til den videre behandling.