Fra e-post og PDF til oversiktlige ordre – dette er FRB Collect
En bestilling kommer som tekst i en e-post. Den neste ligger i et PDF-vedlegg. Kunden bruker kanskje et annet produktnavn enn det som står i varelisten deres. Før ordren kan behandles videre, må noen finne opplysningene, sjekke produktene og registrere antall.
FRB Collect er utviklet for å gjøre denne delen av arbeidsdagen enklere og redusere manuell ordreregistrering, samtidig som bedriften beholder kontrollen før eksport.
FRB Collect er en norsk programvaretjeneste for bedrifter som mottar produktordrer via e-post og dokumenter. Vi samler opplysningene i ordreutkast, kobler varelinjer mot bedriftens produktregister og gjør det lettere å kontrollere det som trenger oppmerksomhet.
Hva gjør FRB Collect?
Arbeidsflyten består av tre steg:
- Motta bestillingen. FRB kan hente meldinger fra en tilkoblet innboks eller en valgt mappe. Støttede dokumenter kan også lastes opp.
- Kontrollere ordren. Systemet leser opplysningene og lager et ordreutkast. Brukeren kontrollerer produkter, antall og eventuelle avvik mot originalen.
- Eksportere videre. Etter godkjenning kan ordren lastes ned som CSV, Excel eller FRB XML for videre behandling.
E-posttilkoblingen avhenger av hvilken leverandør bedriften bruker og hvilke tilganger som er godkjent. Dette avklarer vi før pilotstart.
Når kunden bruker et annet navn på varen
Et produkt kan ha ett navn i bedriftens produktregister og et annet navn i kundens bestilling.
FRB sammenholder varelinjene med produktregisteret og kan gjenbruke navnekoblinger som bedriften har bekreftet og valgt å lagre. Dermed trenger ikke samme navneforskjell nødvendigvis å avklares på nytt hver gang.
Når en opplysning er utydelig eller en kobling er usikker, skal den undersøkes. Brukeren kan rette ordreutkastet før godkjenning og eksport.
Oversikt også når ordrene blir lange
En ordre med mange varelinjer skal fortsatt være mulig å kontrollere.
FRBs Excel-eksport har en egen oversikt som grupperer varelinjene under hver ordre. Ordrenummeret trenger dermed ikke gjentas på hver linje i oversikten. Filen inneholder også et eget ark med strukturerte ordredata for videre behandling.
Før en bedrift tar eksporten i bruk, kontrollerer vi sammen at innhold og kolonner passer arbeidsflyten deres. FRB sender ikke ordre direkte til ERP og erstatter ikke bedriftens lager-, regnskaps- eller fakturasystem.
Forutsigbar behandling med menneskelig kontroll
Ordrelesingen i FRB er regel- og kodebasert. Dokumentene sendes ikke til OpenAI eller andre eksterne KI-modeller for tolking. Skannede dokumenter kan behandles med lokal tekstgjenkjenning.
Det betyr ikke at alle dokumenter kan leses feilfritt. Utydelige skanninger, ukjente oppsett og manglende opplysninger kan kreve manuell retting. Derfor må ordrene kontrolleres og godkjennes før eksport.
Hvem passer FRB for?
FRB er særlig aktuelt for grossister og andre bedrifter som:
- mottar produktbestillinger på e-post eller som vedlegg;
- bruker tid på å overføre varelinjer manuelt;
- har et produktregister å kontrollere bestillingene mot;
- ønsker å beholde menneskelig kontroll før ordrene behandles videre.
Verdien avhenger av bedriftens ordretyper og dagens arbeidsprosess. Dersom bestillingene allerede går automatisk fra nettbutikk til ordresystem, kan behovet være mindre.
Hvem står bak?
FRB Collect drives av Marcus Jarnæs Crisera-Eilertsen, innehaver av det norske enkeltpersonforetaket FRB Collect Crisera-Eilertsen.
Målet er å gjøre hverdagen enklere for bedrifter som fortsatt håndterer mange bestillinger manuelt. Vi ønsker at mindre tid skal gå til gjentatt registrering, og at det skal være tydelig hva som faktisk trenger kontroll.
FRB er i pilotfase. Vi lover derfor ingen bestemt tidsbesparelse. Gjennom piloten undersøker vi hvordan løsningen fungerer med bedriftens faktiske ordre, hvilke rettelser som trengs, og om eksporten passer videre behandling.