Enklare orderhantering för grossister – utan att byta ERP-system
Ett bra ERP-system håller ordning på produkter, kunder och order. Ändå kan manuellt arbete behövas innan en order når systemet.
En kund skickar en varuorder via e-post. En annan använder en PDF-bilaga. Vissa anger artikelnummer, medan andra använder förkortningar eller benämningar som inte matchar produktregistret.
Någon behöver då läsa ordern, identifiera rätt produkt, kontrollera antal och överföra uppgifterna.
FRB Collect är utformat för att förenkla denna del av orderhanteringen.
Var uppstår det manuella arbetet?
För en grossist kan en enda order väcka flera frågor:
- Vilket artikelnummer motsvarar kundens benämning?
- Betyder ”10” tio enskilda artiklar eller tio förpackningar?
- Anges mängden i stycken, kilogram eller meter?
- Innehåller PDF-filen alla nödvändiga uppgifter?
- Är detta en ny order eller en fråga om en tidigare?
Manuell orderregistrering innebär mer än att kopiera text. Uppgifterna måste också förstås och kontrolleras.
Ett verktyg för orderautomatisering behöver göra granskningen enklare. Om den tid som sparas på registrering går åt till att rätta fel har företaget inte nödvändigtvis fått en bättre arbetsdag.
Från order i e-post och PDF till strukturerade orderrader
FRB Collect är norsk programvara för orderhantering som hjälper företag att strukturera varuorder från e-post och dokument.
Arbetsflödet är enkelt:
- Ordern hämtas eller laddas upp. Med en e-postanslutning som stöds och har godkänts kan FRB hämta meddelanden från inkorgen. Dokument kan även laddas upp.
- Orderuppgifterna struktureras. Systemet skapar ett orderutkast med orderrader och uppgifter för granskning.
- Produkterna jämförs med registret. Produktmatchning hjälper till att koppla kundens beställning till företagets egna produkter.
- Användaren granskar och godkänner. Otydliga uppgifter och upptäckta avvikelser måste redas ut före export.
- Ordern exporteras. Godkända order kan laddas ner som CSV, Excel eller FRB XML.
Vi bekräftar vilken e-postanslutning som kan användas före start. Det beror bland annat på e-postleverantören och vilka behörigheter som krävs.
Produktmatchning behöver rätt enheter
Tänk dig att en kund beställer ”12 arbetshandskar”, medan produktregistret innehåller både enskilda par och lådor med flera par.
Det räcker inte att hitta ett liknande produktnamn. Antal, enhet och förpackningsstorlek måste också stämma.
Därför är produktregistrets kvalitet viktig. Tydliga artikelnummer, namn och enheter ger en bättre grund för orderhanteringen.
FRB kan också återanvända namnkopplingar som företaget har bekräftat och valt att spara. När en kund återkommande använder samma alternativa produktnamn kan den sparade kopplingen förenkla framtida hantering.
Detta ersätter inte granskning. Även regel- och kodbaserad orderläsning kan stöta på otydliga beställningar, saknade uppgifter och dokumentupplägg som behöver korrigeras.
CSV, Excel och XML: vad passar ert arbetsflöde?
Välj exportformat utifrån vad företaget behöver göra med ordern i nästa steg.
CSV kan passa när ett mottagande system förväntar sig tabeller med bestämda kolumner.
Excel ger en läsbar orderöversikt. FRB:s översiktsblad grupperar orderrader under varje order och gör längre order lättare att granska.
FRB XML ger orderdata i ett strukturerat XML-format för vidare hantering.
Att ett ERP-system stöder CSV eller XML betyder inte automatiskt att det kan importera alla filer direkt. Kolumnnamn, fält, enheter och filstruktur måste stämma med det mottagande systemet.
Kontrollera en provexport tidigt. FRB ersätter inte företagets ERP-, lager- eller ekonomisystem och erbjuder inte en färdig direktintegration med alla ERP-system.
Prova parallellt med er nuvarande orderhantering
En pilot behöver inte innebära att hela arbetsdagen förändras.
FRB kan provas i skuggläge: det befintliga arbetsflödet fortsätter medan ett överenskommet urval order även behandlas i FRB. Resultaten jämförs innan företaget bestämmer om det vill fortsätta.
Under testet ska den befintliga processen fortsatt styra leveranser och orderregistrering. Testresultat får inte importeras på nytt på ett sätt som skapar dubbla order.
Välj ett urval som innehåller:
- korta och långa order;
- order i e-post och PDF;
- olika produktnamn och måttenheter;
- order som vanligtvis behöver extra förtydliganden.
Då kan ni bedöma hur tjänsten hanterar den variation ni faktiskt möter.
Mät hela uppgiften, inklusive granskning och korrigeringar
Den viktigaste frågan är inte hur snabbt ett orderutkast dyker upp. Det är hur mycket arbete som återstår innan ordern kan användas.
Jämför:
- total tid för registrering, granskning och korrigeringar;
- om rätt produkter, antal och enheter finns med;
- vilka avvikelser som upptäcks och vilka användaren hittar på egen hand;
- om exporten fungerar i nästa steg i arbetsflödet.
FRB Collect befinner sig i pilotfas. Vi lovar ingen bestämd tidsbesparing. Piloten ska visa om tjänsten skapar värde för ert företag.
Om order redan går automatiskt från er webbutik eller EDI till ERP-systemet kan behovet vara mindre. Om ni fortfarande får varuorder via e-post som behöver registreras manuellt är det den delen av arbetsflödet som är värd att undersöka.