Enklere ordrebehandling for grossister – uten å bytte ERP-system
Et godt ERP-system gir oversikt over varer, kunder og ordre. Likevel kan det være manuelt arbeid igjen før en bestilling kommer inn i systemet.
En kunde sender produktordren som e-post. En annen bruker et PDF-vedlegg. Noen skriver varenummer, mens andre bestiller med forkortelser eller produktnavn som ikke samsvarer med produktregisteret.
Da må noen lese bestillingen, finne riktig vare, kontrollere antall og overføre informasjonen videre.
Det er denne delen av ordrebehandlingen FRB Collect er utviklet for å gjøre enklere.
Hvor oppstår det manuelle arbeidet?
For en grossist kan én bestilling inneholde mange små avklaringer:
- Hvilket varenummer tilsvarer kundens produktnavn?
- Betyr «10» ti enkeltvarer eller ti pakker?
- Er mengden oppgitt i stykk, kilo eller meter?
- Inneholder PDF-en alle opplysningene som trengs?
- Er dette en ny bestilling eller et spørsmål om en tidligere ordre?
Manuell ordreregistrering handler derfor om mer enn å kopiere tekst. Opplysningene må også forstås og kontrolleres.
Et verktøy for automatisert ordrebehandling må gjøre denne kontrollen enklere. Hvis tiden som spares på registrering, forsvinner i retting, har bedriften ikke nødvendigvis fått en bedre arbeidsdag.
Fra ordre på e-post og PDF til strukturerte varelinjer
FRB Collect er norsk ordreprogramvare som hjelper bedrifter med å strukturere produktordrer fra e-post og dokumenter.
Arbeidsflyten er enkel:
- Bestillingen hentes eller lastes opp. Med en støttet og godkjent e-posttilkobling kan FRB hente fra innboksen. Dokumenter kan også lastes opp.
- Ordreopplysningene struktureres. Systemet lager et ordreutkast med varelinjer og opplysninger som skal kontrolleres.
- Produktene sammenholdes med produktregisteret. Produktmatching hjelper med å koble kundens bestilling til bedriftens egne varer.
- Brukeren kontrollerer og godkjenner. Uklare opplysninger og oppdagede avvik må avklares før eksport.
- Ordren eksporteres. Godkjente ordre kan lastes ned som CSV, Excel eller FRB XML.
Hvilken e-posttilkobling som kan brukes, avklarer vi før oppstart. Det avhenger blant annet av e-postleverandør og nødvendige tilganger.
Produktmatching trenger riktige enheter
Se for deg at kunden bestiller «12 arbeidshansker», mens produktregisteret inneholder både enkeltpar og esker med flere par.
Å finne et lignende produktnavn er ikke nok. Mengde, enhet og pakningsstørrelse må også stemme.
Derfor er kvaliteten på produktregisteret viktig. Tydelige varenummer, produktnavn og enheter gir et bedre grunnlag for behandling av ordre.
FRB kan også gjenbruke navnekoblinger som bedriften har bekreftet og valgt å lagre. Når en kunde bruker samme alternative varenavn flere ganger, kan den lagrede koblingen gjøre senere behandling enklere.
Dette erstatter ikke kontroll. Regel- og kodebasert ordrelesing kan også møte uklare bestillinger, manglende opplysninger og dokumentoppsett som krever retting.
CSV, Excel og XML: Hva passer deres arbeidsflyt?
Eksportformatet bør velges ut fra hva bedriften skal gjøre med ordren videre.
CSV kan passe når et mottakersystem forventer tabeller med bestemte kolonner.
Excel gir en lesbar ordreoversikt. FRBs oversiktsark grupperer varelinjene under hver ordre, slik at lange bestillinger blir enklere å gjennomgå.
FRB XML gir ordredata i et strukturert XML-format for videre behandling.
At et ERP-system støtter CSV eller XML, betyr ikke automatisk at alle filer kan importeres direkte. Kolonnenavn, felter, enheter og filstruktur må passe mottakersystemet.
Derfor bør en prøveeksport kontrolleres tidlig. FRB erstatter ikke bedriftens ERP-, lager- eller regnskapssystem, og tilbyr ikke en ferdig direkteintegrasjon med alle ERP-systemer.
Test i parallell med dagens ordrebehandling
En pilot trenger ikke bety at bedriften legger om hele arbeidsdagen.
FRB kan prøves i shadow mode: Dagens arbeidsflyt fortsetter, mens et avtalt utvalg ordre også behandles i FRB. Resultatene sammenlignes før bedriften bestemmer seg for videre bruk.
I en slik prøve bør dagens rutine være fasiten for levering og registrering. Testresultatene skal ikke importeres en gang til slik at samme bestilling blir opprettet dobbelt.
Velg gjerne et utvalg som inneholder:
- korte og lange ordre;
- bestillinger i e-post og PDF;
- ulike produktnavn og måleenheter;
- ordre som vanligvis krever ekstra avklaringer.
Da undersøker dere hvordan løsningen fungerer med den variasjonen dere faktisk møter.
Mål hele jobben – også kontroll og retting
Det viktigste spørsmålet er ikke hvor raskt et ordreutkast dukker opp. Det er hvor mye arbeid som gjenstår før ordren kan brukes.
Sammenlign derfor:
- samlet tid til registrering, kontroll og retting;
- om riktige produkter, mengder og enheter blir med;
- hvilke avvik som oppdages, og hvilke brukeren finner selv;
- om eksporten fungerer i den videre arbeidsflyten.
FRB Collect er i pilotfase. Vi lover ingen bestemt tidsbesparelse. Piloten skal vise om løsningen gir verdi for deres bedrift.
Har dere allerede automatisk ordreflyt fra nettbutikk eller EDI til ERP, kan behovet være mindre. Har dere fortsatt produktbestillinger på e-post som må registreres manuelt, er det denne delen av arbeidet det kan være relevant å undersøke.