Enklere ordrebehandling til grossister – uden at skifte ERP-system
Et godt ERP-system giver overblik over varer, kunder og ordrer. Alligevel kan der være manuelt arbejde tilbage, før en bestilling kommer ind i systemet.
En kunde sender produktordren som e-mail. En anden bruger et PDF-bilag. Nogle skriver varenummer, mens andre bestiller med forkortelser eller produktnavne, der ikke svarer til produktregisteret.
Så skal nogen læse bestillingen, finde den rette vare, kontrollere antal og overføre oplysningerne videre.
Det er denne del af ordrebehandlingen, FRB Collect er udviklet til at gøre enklere.
Hvor opstår det manuelle arbejde?
For en grossist kan én bestilling indeholde mange små afklaringer:
- Hvilket varenummer svarer til kundens produktnavn?
- Betyder »10« ti enkeltvarer eller ti pakker?
- Er mængden angivet i styk, kilo eller meter?
- Indeholder PDF-filen alle de nødvendige oplysninger?
- Er dette en ny bestilling eller et spørgsmål om en tidligere ordre?
Manuel ordreregistrering handler derfor om mere end at kopiere tekst. Oplysningerne skal også forstås og kontrolleres.
Et værktøj til automatiseret ordrebehandling skal gøre denne kontrol enklere. Hvis den tid, der spares på registrering, går tabt i rettelser, har virksomheden ikke nødvendigvis fået en bedre arbejdsdag.
Fra ordrer via e-mail og PDF til strukturerede varelinjer
FRB Collect er norsk ordresoftware, der hjælper virksomheder med at strukturere produktordrer fra e-mail og dokumenter.
Arbejdsgangen er enkel:
- Bestillingen hentes eller uploades. Med en understøttet og godkendt e-mailforbindelse kan FRB hente fra indbakken. Dokumenter kan også uploades.
- Ordreoplysningerne struktureres. Systemet opretter et ordreudkast med varelinjer og oplysninger, der skal kontrolleres.
- Produkterne sammenholdes med produktregisteret. Produktmatchning hjælper med at knytte kundens bestilling til virksomhedens egne varer.
- Brugeren kontrollerer og godkender. Uklare oplysninger og opdagede afvigelser skal afklares før eksport.
- Ordren eksporteres. Godkendte ordrer kan downloades som CSV, Excel eller FRB XML.
Hvilken e-mailforbindelse der kan bruges, afklarer vi før opstart. Det afhænger blandt andet af e-mailudbyder og nødvendige adgange.
Produktmatchning kræver korrekte enheder
Forestil dig, at kunden bestiller »12 arbejdshandsker«, mens produktregisteret indeholder både enkeltpar og kasser med flere par.
Det er ikke nok at finde et lignende produktnavn. Mængde, enhed og pakningsstørrelse skal også stemme.
Derfor er kvaliteten af produktregisteret vigtig. Tydelige varenumre, produktnavne og enheder giver et bedre grundlag for ordrebehandling.
FRB kan også genbruge navnetilknytninger, som virksomheden har bekræftet og valgt at gemme. Når en kunde bruger samme alternative varenavn flere gange, kan den gemte tilknytning gøre senere behandling enklere.
Dette erstatter ikke kontrol. Regel- og kodebaseret ordrelæsning kan også støde på uklare bestillinger, manglende oplysninger og dokumentopsætninger, der kræver rettelse.
CSV, Excel og XML: Hvad passer til jeres arbejdsgang?
Eksportformatet bør vælges ud fra, hvad virksomheden skal gøre med ordren bagefter.
CSV kan passe, når et modtagersystem forventer tabeller med bestemte kolonner.
Excel giver en læsbar ordreoversigt. FRB’s oversigtsark grupperer varelinjerne under hver ordre, så lange bestillinger bliver nemmere at gennemgå.
FRB XML giver ordredata i et struktureret XML-format til videre behandling.
At et ERP-system understøtter CSV eller XML, betyder ikke automatisk, at alle filer kan importeres direkte. Kolonnenavne, felter, enheder og filstruktur skal passe til modtagersystemet.
Derfor bør en prøveeksport kontrolleres tidligt. FRB erstatter ikke virksomhedens ERP-, lager- eller regnskabssystem og tilbyder ikke en færdig direkte integration med alle ERP-systemer.
Test parallelt med jeres nuværende ordrebehandling
En pilot behøver ikke at betyde, at virksomheden omlægger hele arbejdsdagen.
FRB kan afprøves i shadow mode: Den nuværende arbejdsgang fortsætter, mens et aftalt udvalg af ordrer også behandles i FRB. Resultaterne sammenlignes, før virksomheden beslutter sig for videre brug.
I en sådan prøve bør den nuværende rutine være grundlaget for levering og registrering. Testresultaterne må ikke importeres igen, så samme bestilling oprettes to gange.
Vælg gerne et udvalg, der indeholder:
- korte og lange ordrer;
- bestillinger i e-mail og PDF;
- forskellige produktnavne og måleenheder;
- ordrer, der normalt kræver ekstra afklaringer.
Så undersøger I, hvordan løsningen fungerer med den variation, I faktisk møder.
Mål hele arbejdet – også kontrol og rettelser
Det vigtigste spørgsmål er ikke, hvor hurtigt et ordreudkast dukker op. Det er, hvor meget arbejde der mangler, før ordren kan bruges.
Sammenlign derfor:
- samlet tid til registrering, kontrol og rettelse;
- om de rette produkter, mængder og enheder medtages;
- hvilke afvigelser der opdages, og hvilke brugeren selv finder;
- om eksporten fungerer i den videre arbejdsgang.
FRB Collect er i pilotfasen. Vi lover ingen bestemt tidsbesparelse. Piloten skal vise, om løsningen giver værdi for jeres virksomhed.
Har I allerede automatisk ordreflow fra webshop eller EDI til ERP, kan behovet være mindre. Har I stadig produktbestillinger via e-mail, som skal registreres manuelt, er det denne del af arbejdet, det kan være relevant at undersøge.