Avtalen godtas i den inviterte kundens innloggede oppstartsside. Denne siden inngår ingen avtale alene.
This agreement is accepted on the invited customer’s signed-in onboarding page. Viewing this page does not itself conclude an agreement.
Aftalen accepteres på den inviterede kundes opstartsside efter login. Visning af denne side indgår ikke i sig selv en aftale.
Avtalet godkänns på den inbjudna kundens startsida efter inloggning. Att visa denna sida innebär inte i sig att ett avtal ingås.
Samlet pilot- og databehandleravtale
Versjon 2026-10-09.1
1 Parter og periode
Leverandør | FRB Collect Crisera-Eilertsen, org.nr. 938 572 526, Mettedalsfjellet 27, 5302 Strusshamn
Kunde | Bedriften med foretaksnavn, organisasjonsnummer og forretningsadresse oppgitt ved nettregistreringen og gjengitt i avtalekvitteringen.
Kundens kontakt | Navn, rolle, innlogget e-post og telefon oppgitt ved nettregistreringen og gjengitt i avtalekvitteringen. Kontakten mottar også hendelsesvarsler hvis ikke annet avtales.
FRBs ansvarlige | Marcus Jarnæs Crisera-Eilertsen, innehaver. Support: support@frbcollect.com. Avtale/personvern: kontakt@frbcollect.com.
Pilot | Gratis i 30 sammenhengende døgn fra første kontoaktivering ved valg av passord. FRB bekrefter start og utløp. Ingen automatisk overgang til betalt abonnement.
Kunden oppgir kontaktperson og telefon, ordrekilde, valgt innboks eller mappe/etikett, produktliste og mottakersystem i portalen. Disse opplysningene er kundens dokumenterte instruks for oppsettet og kan endres av en autorisert bruker. Endringer i formål eller kategorier av personopplysninger krever skriftlig avtale mellom partene.
2 Hva FRB leverer
FRB henter bestillinger fra avtalt innboks eller mappe/etikett, eller mottar filimport. FRB strukturerer ordre, foreslår produktkoblinger og viser avvik. Støttede filer er e-post, PDF, CSV, XLSX med ett ark uten formler, PNG, JPG og støttet FRB XML. XML er ikke en generell EDI- eller ERP-integrasjon. Piloten gjennomføres med ekte produktordrer fra kundens virksomhet fra første dag etter at oppstartskravene er oppfylt. De første ordrene brukes til å kontrollere kundens faktiske formater og eksport. Skannede PDF-er kan leses med lokal tekstgjenkjenning. Kunden kontrollerer og godkjenner hver ordre før eksport som CSV, Excel eller FRB XML til sitt eget system. FRB godkjenner ikke ordre automatisk, sender ikke ordre direkte til ERP og lover ikke feilfri tolkning av alle oppsett. Grensene er 10 MB per fil, 100 PDF-sider, inntil 20 OCR-sider per PDF og 1 000 varelinjer per ordre. Tids- og ressursgrenser kan stoppe lesingen tidligere; ufullstendig lesing krever kontroll. Dette er ikke en garanti for alle dokumentoppsett eller bestemt behandlingstid.
Kunden beholder originalmeldingene og sin eksisterende ordreprosess. Ved driftsstans kan kunden fortsette som før og noterer hvilke ordrereferanser som ble håndtert utenfor FRB. Før FRB-eksport starter igjen, avstemmer partene ventende ordre for å hindre tap eller duplikater. Kunden kan når som helst pause innhenting i portalen.
3 Oppstart og support
Aksept av avtalen starter ikke innhenting. Kunden får en personlig engangsinvitasjon, velger passord og fyller inn oppstartsopplysningene. Før ekte ordre hentes avklares produktliste, eksempelmateriale, eksportbehov, postkasse og reserveprosess. FRB skal ha inngått nødvendige leverandøravtaler og dokumentert relevante behandlingssteder, videreleverandører og eventuelle overføringsgrunnlag. Gmail krever avklart Google-verifisering, Microsoft kan kreve IT-samtykke, og IMAP må være støttet. FRB gjennomfører interne tekniske tester før kundens oppstart. Kunden trenger ikke lage fiktive ordre. Etter at avtalen er godtatt og kravene over er oppfylt, kobler kunden til og starter piloten med ekte ordre. De første ordrene følges gjennom innhenting, kundens kontroll og eksport som CSV, Excel eller FRB XML; Eksportformat og mottak avstemmes før videre bruk, uten at samme ordre registreres to ganger i kundens system. De 30 døgnene løper fra kontoaktiveringen; grønn status i portalen starter ikke en ny periode og erstatter ikke avtalen eller FRBs oppstartskontroll.
Ordinær support: support@frbcollect.com. Målet er svar innen 24 timer, ikke garantert feilretting innen 24 timer. FRB lover ikke døgnbemanning eller bestemt oppetid. Ved planlagt fravær uten forsvarlig oppfølging avtaler partene pause eller reserveordning. Alvorlige sikkerhetshendelser varsles uten ugrunnet opphold etter punkt 5.
4 Personvern og dokumentert instruks
Kunden er behandlingsansvarlig for personopplysninger i sine bestillinger. FRB er databehandler og behandler bare data etter denne avtalen og autoriserte handlinger i portalen. Formålet er mottak, strukturering, menneskelig kontroll og eksport som CSV, Excel eller FRB XML av B2B-bestillinger. Behandlingen varer i pilotperioden og deretter så lenge avvikling, tilbakelevering og sletting krever. FRB bruker ikke kundeinnhold til markedsføring, salg eller trening av generelle KI-modeller.
Registrerte er kundens kontobrukere, kontaktpersoner hos bestillere og eventuelle leveringskontakter. Data kan være navn, jobbkontaktdata, avsender, emne, ordreferanse, produktlinjer, antall, fritekst, leveringsopplysninger, kontrollmerknader og tekniske meldings-ID-er. E-posttilganger lagres kryptert. Operasjonene er innhenting, lokal OCR, regelbasert uttrekk, lagring, kontroll, retting, eksport, sikkerhetskopiering og sletting. Særlige kategorier, fødselsnummer og betalingskort skal ikke bevisst sendes til piloten; utilsiktet mottak håndteres etter kundens instruks og sikkerhetsrutinen.
Ved avtalt direkte innbokslesing leses også vanlig korrespondanse for å finne mulige bestillinger. Også eldre meldinger kan inngå ved første innhenting. Innhold og vedlegg i meldinger som hoppes over lagres ikke i kundedatabasen; meldings-ID og behandlingsstatus beholdes. Usikre mulige ordre lagres til kontroll med ordinære frister. Sorteringen er regelbasert for norsk, engelsk, dansk og svensk og kan feilklassifisere. Originalmeldinger endres eller slettes ikke. Privat postkasse inngår ikke i formålet. Ingen ekstern KI-tjeneste mottar ordreinnhold i dagens parser.
FRB varsler kunden dersom en instruks etter FRBs vurdering bryter personvernreglene. Lovpålagt behandling utenfor instruksen varsles på forhånd med mindre loven forbyr det. Kunden avgjør sitt behandlingsgrunnlag og informasjon til de registrerte. Dersom kunden selv er databehandler, skal kunden dokumentere nødvendig instruks fra sin behandlingsansvarlige før oppstart.
5 Sikkerhet, bistand og hendelser
Personer med tilgang hos FRB er underlagt fortrolighet. FRB bruker individuelle kontoer, kundeseparasjon, passordhash, utløpende økter, HTTPS, kryptering av kildetekst og e-posttilganger, begrenset driftsinnsyn, sikkerhetskopier, hendelseslogging og menneskelig godkjenning før eksport. Ikke alle strukturerte ordrefelt er særskilt kryptert. Infrastrukturadministratorer kan teknisk ha bredere tilgang; slik tilgang begrenses til nødvendig drift og dokumenterte supportsaker.
FRB bistår kunden med innsyn, retting, sletting, sikkerhet, konsekvensvurdering og relevant myndighetskontakt. FRB varsler uten ugrunnet opphold etter kjennskap til brudd på personopplysningssikkerheten og ettersender opplysninger om art, omfang, konsekvenser og tiltak når de blir kjent. FRB gir nødvendig etterlevelsesinformasjon og muliggjør og bidrar til revisjon og inspeksjon fra kunden eller kundens revisor uten å røpe andre kunders data. Bistanden omfatter relevante forhåndsdrøftelser. Kunden kan avslutte dersom FRB ikke oppfyller lovens krav til databehandler.
6 Underdatabehandlere og overføring
Kunden gir generell skriftlig godkjenning til Railway Corporation for drift av app, database, logger og sikkerhetskopier. FRB inngår nødvendig skriftlig avtale med Railway og er ansvarlig for underdatabehandlerens oppfyllelse. FRB varsler planlagte endringer av underdatabehandlere før ny behandling starter, slik at kunden kan protestere. Innsigelser avklares før berørt behandling starter. FRB dokumenterer gyldig grunnlag og nødvendige tiltak før eventuell behandling utenfor EØS. Aktive tjenester, tilknyttede volum og native volumkopier i EU West lagres i Amsterdam, Nederland. Railways applikasjons-, utrullings-, bygge- og HTTP-logger lagres i US West i USA. Nødvendig supporttilgang kan skje fra land der Railways globale team arbeider; en fullstendig landliste er ikke oppgitt. Behandlingssted for eldre kopier fra tidligere regioner, tilgangskontroller, relevante videreleverandører og overføringsgrunnlag er fortsatt under avklaring. FRB skal dokumentere disse forholdene før kundens ekte ordre behandles; denne avtalen er ikke i seg selv en bekreftelse på at avklaringene er fullført.
Kundens valgte Gmail-, Microsoft 365- eller IMAP-leverandør er kundens ordrekilde, ikke automatisk en underdatabehandler som FRB har valgt. Namecheap Private Email brukes til FRBs kontakt og support, Gmail til pilotdialog og driftsvarsler, og HetrixTools til teknisk tilgjengelighet uten ordreinnhold. Stripe brukes ved særskilt valgt betaling, uten ordreinnhold eller postkassetilganger. Kundeordre og hemmeligheter skal ikke sendes i vanlig supportpost. Hvis en av disse eller en ny tjeneste skal behandle kundens ordredata på FRBs vegne, oppdateres den godkjente leverandørlisten før behandlingen starter.
7 Lagring og avslutning
Ordre lagres i 365 dager fra mottak og aktivitet i 365 dager fra hendelsen. Kildetekst, kildekopier i varelinjer og kontrollhistorikk har 30 dagers frist fra mottak. Kontrollutkast har syv dager fra siste endring og angrehistorikk syv dager fra hendelsen. Utløpt innhold skjules og slettes ved neste vellykkede vedlikehold. Endring av abonnement eller retting forlenger ikke fristene. Produktregister, alias, kontoopplysninger og minimale meldings-ID-er beholdes mens kontoen er aktiv eller til kunden fjerner dem der dette er mulig. Original e-post ligger hos kunden og slettes ikke av FRB.
Kunden kan avslutte piloten når som helst. Ved pilotutløp uten videreføring stopper ordrebehandling, men kunden kan fortsatt logge inn for å velge abonnement innen slettefristen. FRB registrerer effektiv avslutning og slettefrist. Ved bekreftet sletteinstruks stenges tilgangen som del av avviklingen. Kunden velger tilbakelevering av beholdte data i strukturert format via kryptert kanal fulgt av sletting, eller bare sletting. Aktiv kundedatabase slettes senest 30 dager etter effektiv avslutning eller bekreftet instruks. Planlagte sikkerhetskopier med kundens data utløper normalt senest 27 dager etter aktiv sletting, normalt senest 57 dager etter avslutning. Manuelle Railway-kopier har ikke automatisk utløp og beholdes til de slettes. FRB oppretter ikke slike kopier med kundens data uten dokumentert slettefrist, ansvarlig operatør og kontrollert sletting innen den avtalte backupfristen. Før oppstart dokumenterer FRB at eldre kopier og volum ikke gir lengre oppbevaring av kundens data. Daglige kopier oppbevares i seks dager og ukentlige i 27 dager. Månedlige kopier med 89 dagers oppbevaring inngår ikke i FRBs valgte plan. Railway opplyser at slettede eller utløpte kopier ikke har en etterfølgende gjenopprettingsperiode. Kopier brukes bare til gjenoppretting, og slettede data skal ikke gjeninnføres ved gjenoppretting. Eventuell lovpålagt videre oppbevaring begrunnes og avgrenses.
Railways tekniske logger har en separat, fast oppbevaring på 90 dager fra hver loggoppføring, uavhengig av kontoavslutning og fristene for aktiv database og sikkerhetskopier. Pro-abonnementets 30-dagers søkevindu endrer ikke denne fristen. Railway tillater ikke tidligere eller individuell sletting av disse loggene. FRB skal begrense personopplysninger i logger og ikke logge ordreinnhold, passord eller tilgangsnøkler. FRBs aktivitetshistorikk i kundedatabasen er en annen datatype og følger fristene ovenfor.
8 Pris, ansvar og rang
Piloten er gratis og blir ikke automatisk et betalt abonnement. Betalt videreføring krever at kunden velger og godtar separat avtale og beholder samme konto, ordre, produkter, koblinger og e-postoppsett under vanlige lagringsfrister. Dette gjenoppretter ikke allerede slettede data. Kundeidentitet, logo og resultater brukes ikke i markedsføring uten egen tillatelse. Partene er ansvarlige etter gjeldende rett; avtalen innfører ingen særskilt beløpsgrense for erstatningsansvar. Personvernbestemmelsene i punkt 4–7 gjelder også under avtalt videreføring og avvikling til opplysningene er returnert eller slettet, inkludert utløp av kopier. De går foran andre punkter ved motstrid om personopplysninger. Denne daterte avtalen endres ikke automatisk av endringer på nettsiden. Norsk rett gjelder.
9 Elektronisk inngåelse og avtalekopi
FRB tilbyr denne avtalen gjennom den personlige invitasjonen. Kunden inngår avtalen ved å krysse av for aksept av den samlede pilot- og databehandleravtalen, bekrefte fullmakt til å inngå avtalen på vegne av bedriften og velge «Bekreft og fullfør oppsettet». Det kreves ikke en separat papirunderskrift. Avkrysningen er avtaleaksept, ikke et generelt personvernsamtykke. Personvernerklæringen gir separat informasjon om FRBs behandling av kontakt- og kontodata.
FRB lagrer avtaleversjonen, den fullstendige avtaleteksten, bedriftens opplysninger, den innloggede brukerens identitet, tidspunkt og bekreftet fullmakt. Kunden kan laste ned kvitteringen i portalen. Senere endringer av nettsiden endrer ikke den lagrede avtalen. Avtalekvitteringen følger kontoens slettefrist; kunden bør lagre sin egen kopi.
10 Eksklusivt pilottilbud
Eksklusivt pilottilbud – tre bedrifter
Tilbudet gjelder bare bedriftene som har fått en av de tre personlige pilotplassene bekreftet i avtalekvitteringen. Piloten er gratis i 30 døgn fra kontoaktivering. Betaling starter bare ved kundens uttrykkelige bestilling på samme konto. Bedriften får en personlig engangskode som aktiverer tilbudet på abonnementssiden før bestilling; koden kan ikke overføres til andre bedrifter.
Start månedlig uten årsbinding: 995 kr første betalte måned (50 % rabatt), deretter 1 990 kr per måned. Start årsavtale med månedlig betaling: 1 432 kr per måned i 12 måneder, totalt 17 184 kr per avtaleår. Start årsavtale med samlet betaling: 17 184 kr per avtaleår. Årsprisene er avtalt avrundet ned fra 20 % ekstra rabatt på dagens ordinære årsavtale. Førstemånedsrabatten kombineres ikke med årsavtalene.
I EUR er pilotprisen 92,50 første måned, deretter 185 per måned, eller 133,20 x 12 ved årsavtale / 1 598,40 samlet årlig. I GBP er pilotprisen 78,50 første måned, deretter 157 per måned, eller 113,04 x 12 ved årsavtale / 1 356,48 samlet årlig. Prisgarantien gjelder i avtalt valuta. Avtalt pris beholdes gjennom senere forbedringer av samme pakke og betalingsavtale så lenge abonnementet løper sammenhengende. Det er ikke en garanti om fremtidige tilleggspakker eller ubegrenset kapasitet. Eventuell lovpålagt MVA kommer i tillegg når dette blir aktuelt og opplyses særskilt.
Oppsigelse stopper fornyelsen; avtalen og tilgangen løper ut betalt periode. Ved årsavtale med månedlige avdrag fortsetter betalingsplikten ut avtaleåret. Når abonnementet avsluttes, opphører pilotfordelene og prisgarantien. Ved senere gjenoppstart eller bytte til en annen pakke eller betalingsavtale gjelder da gjeldende ordinære priser. Tilbudet kan bare brukes til én sammenhengende abonnementsperiode per pilotbedrift.
Combined pilot and data processing agreement
Version 2026-10-09.1
1 Parties and period
Supplier | FRB Collect Crisera-Eilertsen, organisation no. 938 572 526, Mettedalsfjellet 27, 5302 Strusshamn, Norway.
Customer | The company whose registered name, organisation number and business address are provided during online registration and reproduced in the agreement receipt.
Customer contact | The name, role, signed-in email and telephone number provided during online registration and reproduced in the agreement receipt. This contact also receives incident notifications unless otherwise agreed.
Responsible person at FRB | Marcus Jarnæs Crisera-Eilertsen, proprietor. Support: support@frbcollect.com. Agreements/privacy: kontakt@frbcollect.com.
Pilot | Free for 30 consecutive days from initial account activation when choosing a password. FRB confirms the start and expiry. No automatic conversion to a paid subscription.
The customer supplies its contact person and telephone number, order source, selected inbox or folder/label, product list and receiving system in the portal. These details constitute the customer's documented configuration instructions and may be changed by an authorised user. Changes to purposes or categories of personal data require a written agreement between the parties.
2 What FRB provides
FRB collects orders from the agreed inbox or folder/label, or accepts file imports. FRB structures orders, suggests product matches and highlights exceptions. Supported files are email, PDF, CSV, single-sheet XLSX without formulas, PNG, JPG and supported FRB XML. XML is not a general-purpose EDI or ERP integration. The pilot uses real product orders from the customer's business from the first day after the startup requirements have been met. Initial orders are used to check the customer's actual formats and exports. Scanned PDFs can be read using local optical character recognition. The customer reviews and approves each order before exporting CSV, Excel or FRB XML for its own system. FRB does not automatically approve orders, send orders directly to an ERP system or promise error-free interpretation of every layout. Limits are 10 MB per file, 100 PDF pages, up to 20 OCR pages per PDF and 1,000 product lines per order. Time and resource limits can stop reading earlier; incomplete reading requires review. These limits do not guarantee support for every document layout or a specific processing time.
The customer retains original messages and its existing order process. During an outage the customer can continue as before and records which order references were handled outside FRB. Before FRB exports resume, the parties reconcile pending orders to prevent loss or duplication. The customer can pause collection in the portal at any time.
3 Startup and support
Accepting the agreement does not start collection. The customer receives a personal single-use invitation, chooses a password and provides onboarding details. Before real orders are collected, the product list, example material, export requirements, mailbox and fallback process are clarified. FRB must have concluded the necessary supplier agreements and documented relevant processing locations, further subprocessors and any transfer safeguards. Gmail requires resolution of Google verification, Microsoft may require IT consent, and IMAP must be supported. FRB performs internal technical tests before customer startup. The customer does not need to create fictional orders. After accepting the agreement and meeting the above requirements, the customer connects and starts the pilot with real orders. Initial orders are followed through collection, customer review and export; the export format and receipt are reconciled before further use, without registering an order twice in the customer's system. The 30 days run from account activation; a green portal status does not start a new period or replace the agreement or FRB's startup checks.
Ordinary support: support@frbcollect.com. The target is a response within 24 hours, not guaranteed resolution within 24 hours. FRB does not promise round-the-clock staffing or a specified uptime. During planned absence without adequate coverage, the parties agree a pause or fallback arrangement. Serious security incidents are reported without undue delay under section 5.
4 Privacy and documented instructions
The customer is the controller of personal data in its orders. FRB is the processor and processes data only under this agreement and authorised actions in the portal. The purpose is receipt, structuring, human review and export of B2B orders. Processing lasts throughout the pilot and subsequently for as long as closure, return and deletion require. FRB does not use customer content for marketing, sale or training general-purpose AI models.
Data subjects are the customer's account users, contacts at ordering companies and any delivery contacts. Data may include names, business contact details, sender, subject, order reference, product lines, quantities, free text, delivery details, review notes and technical message IDs. Email credentials are stored encrypted. Operations include collection, local OCR, rule-based extraction, storage, review, correction, export, backup and deletion. Special categories of data, national identity numbers and payment card details must not knowingly be sent to the pilot; unintended receipt is handled under the customer's instructions and the security procedure.
Where direct inbox reading is agreed, ordinary correspondence is also read to identify possible orders. Older messages may also be included during initial collection. Content and attachments of skipped messages are not stored in the customer database; message IDs and processing status are retained. Uncertain possible orders are stored for review under ordinary retention periods. Classification is rule-based for Norwegian, English, Danish and Swedish and may misclassify messages. Original messages are not changed or deleted. Private mailboxes are outside the purpose. No external AI service receives order content in the current parser.
FRB informs the customer if, in FRB's opinion, an instruction infringes data protection rules. Legally required processing outside the instructions is notified in advance unless prohibited by law. The customer determines its lawful basis and information to data subjects. If the customer is itself a processor, it must document the necessary instructions from its controller before startup.
5 Security, assistance and incidents
Persons with access at FRB are subject to confidentiality. FRB uses individual accounts, customer separation, password hashing, expiring sessions, HTTPS, encryption of source text and email credentials, restricted operational access, backups, event logging and human approval before export. Not all structured order fields are separately encrypted. Infrastructure administrators may technically have broader access; that access is limited to necessary operations and documented support cases.
FRB assists the customer with access, rectification, deletion, security, impact assessments and relevant contact with authorities. FRB notifies the customer without undue delay after becoming aware of a personal data breach and provides further information on its nature, scope, consequences and measures as these become known. FRB provides necessary compliance information and allows and contributes to audits and inspections by the customer or its auditor without disclosing other customers' data. Assistance includes relevant prior consultations. The customer may terminate if FRB fails to meet the legal requirements for a processor.
6 Subprocessors and transfers
The customer gives general written authorisation for Railway Corporation to operate the application, database, logs and backups. FRB concludes the necessary written agreement with Railway and remains responsible for the subprocessor's performance. FRB notifies planned subprocessor changes before new processing begins so that the customer may object. Objections are resolved before affected processing begins. FRB documents a valid basis and necessary safeguards before any processing outside the EEA. Active services, associated volumes and native volume backups in EU West are stored in Amsterdam, Netherlands. Railway application, deployment, build and HTTP logs are stored in US West, United States. Necessary support access may occur from countries where Railway's global team works; a complete country list has not been provided. Processing locations for older backups from previous regions, access controls, relevant further subprocessors and transfer safeguards remain under clarification. FRB must document these matters before processing the customer's real orders; this agreement alone does not confirm that those clarifications are complete.
The customer's chosen Gmail, Microsoft 365 or IMAP provider is the customer's order source, not automatically a subprocessor selected by FRB. Namecheap Private Email is used for FRB contact and support, Gmail for pilot dialogue and operational alerts, and HetrixTools for technical availability monitoring without order content. Stripe is used for separately selected payments, without order content or mailbox credentials. Customer orders and secrets must not be sent in ordinary support email. If one of these or a new service is to process customer order data on FRB's behalf, the approved supplier list is updated before processing starts.
7 Retention and termination
Orders are retained for 365 days from receipt and activity for 365 days from the event. Source text, source copies in product lines and review history have a 30-day retention period from receipt. Review drafts have seven days from the last edit and undo history seven days from the event. Expired content is hidden and deleted during the next successful maintenance run. Subscription changes or corrections do not extend these periods. The product register, aliases, account details and minimal message IDs are retained while the account is active or until the customer removes them where possible. Original email remains with the customer and is not deleted by FRB.
The customer can end the pilot at any time. When the pilot expires without continuation, order processing stops, but the customer can still sign in to choose a subscription within the deletion deadline. FRB records the effective termination and deletion deadline. Upon a confirmed deletion instruction, access is closed as part of winding down. The customer chooses return of retained data in a structured format over an encrypted channel followed by deletion, or deletion only. The active customer database is deleted within 30 days of effective termination or confirmed instruction. Scheduled backups containing customer data normally expire within 27 days of active deletion, normally within 57 days of termination. Manual Railway backups do not expire automatically and remain until deleted. FRB does not create such backups containing customer data without a documented deletion deadline, responsible operator and verified deletion within the agreed backup period. Before startup, FRB documents that older backups and volumes do not extend retention of the customer's data. Daily backups are kept for six days and weekly backups for 27 days. Monthly backups with 89-day retention are not part of FRB's selected plan. Railway states that deleted or expired backups have no subsequent recovery period. Backups are used only for recovery, and deleted data must not be reintroduced during recovery. Any further retention required by law must be justified and limited.
Railway technical logs have a separate fixed retention period of 90 days from each log entry, regardless of account termination and the active-database and backup deadlines. The Pro plan's 30-day search window does not change that period. Railway does not allow earlier or individual deletion of these logs. FRB must minimise personal data in logs and must not log order content, passwords or access keys. FRB's activity history in the customer database is a different data category and follows the periods above.
8 Price, liability and precedence
The pilot is free and does not automatically become a paid subscription. Paid continuation requires the customer to select and accept a separate agreement and retains the same account, orders, products, mappings and email configuration under ordinary retention periods. This does not restore already deleted data. Customer identity, logos and results are not used in marketing without separate permission. The parties are liable under applicable law; this agreement introduces no specific monetary liability cap. The data protection provisions in sections 4–7 also apply during agreed continuation and closure until data has been returned or deleted, including expiry of backups. They take precedence over other sections in a conflict concerning personal data. This dated agreement does not change automatically when the website changes. Norwegian law applies.
9 Electronic conclusion and agreement copy
FRB offers this agreement through the personal invitation. The customer enters into the agreement by checking acceptance of the combined pilot and data processing agreement, confirming authority to enter into it on behalf of the company and choosing “Confirm and complete setup”. No separate paper signature is required. The checkbox is acceptance of an agreement, not general privacy consent. The privacy notice separately explains FRB's processing of contact and account data.
FRB stores the agreement version, complete agreement text, company details, signed-in user's identity, timestamp and confirmed authority. The customer can download the receipt in the portal. Later website changes do not alter the stored agreement. The agreement receipt follows the account's deletion deadline; the customer should keep its own copy.
10 Exclusive pilot offer
Exclusive pilot offer – three companies
Only companies allocated one of the three personal pilot places, confirmed in their agreement receipt, qualify. The pilot is free for 30 days from account activation. Paid billing starts only when the customer explicitly subscribes on the same account. The company receives a personal single-use code to activate the offer on the subscription page before ordering; the code cannot be transferred to another company.
Start monthly without an annual commitment: NOK 995 for the first paid month (50% discount), then NOK 1,990 per month. Start annual with monthly payments: NOK 1,432 in 12 instalments, totalling NOK 17,184 per contract year. Start annual paid upfront: NOK 17,184 per contract year. These annual prices are rounded down from an additional 20% discount on the current standard annual agreement. The first-month discount cannot be combined with annual plans.
In EUR the pilot price is 92.50 for the first month, then 185 per month, or 133.20 x 12 for an annual agreement / 1,598.40 upfront annually. In GBP the pilot price is 78.50 for the first month, then 157 per month, or 113.04 x 12 for an annual agreement / 1,356.48 upfront annually. The price guarantee applies in the agreed currency. The agreed price is retained through later improvements to the same package and billing agreement while the subscription remains continuous. This does not promise future add-on packages or unlimited capacity. Legally required VAT may be added later and will be disclosed separately.
Cancellation stops renewal; access continues through the paid period. Annual agreements paid monthly remain payable through the contract year. Pilot benefits and the price guarantee end when the subscription ends. Resubscribing or changing package or billing agreement uses the standard prices then in force. Each pilot company may use the offer for one continuous subscription only.
Samlet pilot- og databehandleraftale
Version 2026-10-09.1
1 Parter og periode
Leverandør | FRB Collect Crisera-Eilertsen, org.nr. 938 572 526, Mettedalsfjellet 27, 5302 Strusshamn, Norge.
Kunde | Virksomheden med det registrerede navn, organisationsnummer og den forretningsadresse, der oplyses ved onlineregistreringen og gengives i aftalekvitteringen.
Kundens kontakt | Navn, rolle, e-mail for den indloggede bruger og telefonnummer, der oplyses ved onlineregistreringen og gengives i aftalekvitteringen. Kontakten modtager også hændelsesmeddelelser, medmindre andet aftales.
Ansvarlig hos FRB | Marcus Jarnæs Crisera-Eilertsen, indehaver. Support: support@frbcollect.com. Aftale/databeskyttelse: kontakt@frbcollect.com.
Pilot | Gratis i 30 sammenhængende døgn fra første kontoaktivering ved valg af adgangskode. FRB bekræfter start og udløb. Ingen automatisk overgang til et betalt abonnement.
Kunden oplyser kontaktperson og telefonnummer, ordrekilde, valgt indbakke eller mappe/etiket, produktliste og modtagersystem i portalen. Disse oplysninger udgør kundens dokumenterede instruks om opsætningen og kan ændres af en autoriseret bruger. Ændringer i formål eller kategorier af personoplysninger kræver en skriftlig aftale mellem parterne.
2 Hvad FRB leverer
FRB henter bestillinger fra den aftalte indbakke eller mappe/etiket eller modtager filimport. FRB strukturerer ordrer, foreslår produktkoblinger og viser afvigelser. Understøttede filer er e-mail, PDF, CSV, XLSX med ét ark uden formler, PNG, JPG og understøttet FRB XML. XML er ikke en generel EDI- eller ERP-integration. Piloten gennemføres med rigtige produktordrer fra kundens virksomhed fra første dag efter, at opstartskravene er opfyldt. De første ordrer bruges til at kontrollere kundens faktiske formater og eksport. Scannede PDF-filer kan læses med lokal tekstgenkendelse. Kunden kontrollerer og godkender hver ordre før eksport som CSV, Excel eller FRB XML til sit eget system. FRB godkender ikke ordrer automatisk, sender ikke ordrer direkte til ERP og lover ikke fejlfri fortolkning af alle dokumentopstillinger. Grænserne er 10 MB pr. fil, 100 PDF-sider, op til 20 OCR-sider pr. PDF og 1 000 varelinjer pr. ordre. Tids- og ressourcegrænser kan stoppe læsningen tidligere; ufuldstændig læsning kræver kontrol. Dette garanterer ikke understøttelse af alle dokumentopstillinger eller en bestemt behandlingstid.
Kunden beholder originalbeskederne og sin eksisterende ordreproces. Ved driftsstop kan kunden fortsætte som før og noterer, hvilke ordrereferencer der blev håndteret uden for FRB. Før FRB-eksport genoptages, afstemmer parterne ventende ordrer for at forhindre tab eller dubletter. Kunden kan til enhver tid sætte indhentning på pause i portalen.
3 Opstart og support
Accept af aftalen starter ikke indhentning. Kunden får en personlig engangsinvitation, vælger en adgangskode og udfylder opstartsoplysningerne. Før rigtige ordrer hentes, afklares produktliste, eksempelmateriale, eksportbehov, postkasse og reserveproces. FRB skal have indgået nødvendige leverandøraftaler og dokumenteret relevante behandlingssteder, yderligere underdatabehandlere og eventuelle overførselsgrundlag. Gmail kræver afklaret Google-verificering, Microsoft kan kræve IT-samtykke, og IMAP skal være understøttet. FRB gennemfører interne tekniske test før kundens opstart. Kunden behøver ikke at oprette fiktive ordrer. Når aftalen er accepteret, og kravene ovenfor er opfyldt, tilslutter kunden og starter piloten med rigtige ordrer. De første ordrer følges gennem indhentning, kundens kontrol og eksport som CSV, Excel eller FRB XML; eksportformat og modtagelse afstemmes før videre brug, uden at samme ordre registreres to gange i kundens system. De 30 døgn løber fra kontoaktiveringen; grøn status i portalen starter ikke en ny periode og erstatter ikke aftalen eller FRB's opstartskontrol.
Almindelig support: support@frbcollect.com. Målet er svar inden for 24 timer, ikke garanteret fejlrettelse inden for 24 timer. FRB lover ikke døgnbemanding eller en bestemt oppetid. Ved planlagt fravær uden tilstrækkelig opfølgning aftaler parterne en pause eller reserveordning. Alvorlige sikkerhedshændelser meddeles uden unødig forsinkelse efter punkt 5.
4 Databeskyttelse og dokumenteret instruks
Kunden er dataansvarlig for personoplysninger i sine bestillinger. FRB er databehandler og behandler kun data efter denne aftale og autoriserede handlinger i portalen. Formålet er modtagelse, strukturering, menneskelig kontrol og eksport som CSV, Excel eller FRB XML af B2B-bestillinger. Behandlingen varer i pilotperioden og derefter, så længe afvikling, tilbagelevering og sletning kræver det. FRB bruger ikke kundeindhold til markedsføring, salg eller træning af generelle AI-modeller.
De registrerede er kundens kontobrugere, kontaktpersoner hos bestillende virksomheder og eventuelle leveringskontakter. Data kan være navne, arbejdskontaktoplysninger, afsender, emne, ordrereference, produktlinjer, antal, fritekst, leveringsoplysninger, kontrolbemærkninger og tekniske besked-ID'er. E-mailadgangsoplysninger lagres krypteret. Behandlingsaktiviteterne er indhentning, lokal OCR, regelbaseret udtræk, lagring, kontrol, rettelse, eksport, sikkerhedskopiering og sletning. Særlige kategorier af personoplysninger, nationale personnumre og betalingskortoplysninger må ikke bevidst sendes til piloten; utilsigtet modtagelse håndteres efter kundens instruks og sikkerhedsproceduren.
Ved aftalt direkte indbakkelæsning læses også almindelig korrespondance for at finde mulige bestillinger. Også ældre beskeder kan indgå ved første indhentning. Indhold og vedhæftninger i beskeder, der springes over, lagres ikke i kundedatabasen; besked-ID og behandlingsstatus beholdes. Usikre mulige ordrer lagres til kontrol med almindelige opbevaringsfrister. Sorteringen er regelbaseret for norsk, engelsk, dansk og svensk og kan fejlklassificere. Originalbeskeder ændres eller slettes ikke. Private postkasser indgår ikke i formålet. Ingen ekstern AI-tjeneste modtager ordreindhold i den nuværende parser.
FRB underretter kunden, hvis en instruks efter FRB's vurdering overtræder databeskyttelsesreglerne. Lovpligtig behandling uden for instruksen meddeles på forhånd, medmindre loven forbyder det. Kunden fastlægger sit behandlingsgrundlag og information til de registrerede. Hvis kunden selv er databehandler, skal kunden dokumentere nødvendig instruks fra sin dataansvarlige før opstart.
5 Sikkerhed, bistand og hændelser
Personer med adgang hos FRB er underlagt fortrolighed. FRB bruger individuelle konti, adskillelse mellem kunder, hashing af adgangskoder, sessioner med udløb, HTTPS, kryptering af kildetekst og e-mailadgangsoplysninger, begrænset driftsadgang, sikkerhedskopier, hændelseslogning og menneskelig godkendelse før eksport. Ikke alle strukturerede ordrefelter er særskilt krypteret. Infrastrukturadministratorer kan teknisk have bredere adgang; denne adgang begrænses til nødvendig drift og dokumenterede supportsager.
FRB bistår kunden med indsigt, berigtigelse, sletning, sikkerhed, konsekvensanalyser og relevant myndighedskontakt. FRB underretter kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden og eftersender oplysninger om karakter, omfang, konsekvenser og foranstaltninger, når de bliver kendt. FRB stiller nødvendige oplysninger om overholdelse til rådighed og muliggør og bidrager til revision og inspektion fra kunden eller kundens revisor uden at afsløre andre kunders data. Bistanden omfatter relevante forudgående høringer. Kunden kan opsige aftalen, hvis FRB ikke opfylder lovens krav til en databehandler.
6 Underdatabehandlere og overførsler
Kunden giver generel skriftlig godkendelse til Railway Corporation til drift af app, database, logfiler og sikkerhedskopier. FRB indgår den nødvendige skriftlige aftale med Railway og er ansvarlig for underdatabehandlerens opfyldelse. FRB underretter om planlagte ændringer af underdatabehandlere, før ny behandling starter, så kunden kan gøre indsigelse. Indsigelser afklares, før den berørte behandling starter. FRB dokumenterer et gyldigt grundlag og nødvendige foranstaltninger før eventuel behandling uden for EØS. Aktive tjenester, tilknyttede datavolumener og platformens sikkerhedskopier af datavolumener i EU West lagres i Amsterdam, Nederlandene. Railways applikations-, udrulnings-, build- og HTTP-logfiler lagres i US West i USA. Nødvendig supportadgang kan ske fra lande, hvor Railways globale team arbejder; en fuldstændig landeliste er ikke oplyst. Behandlingssteder for ældre kopier fra tidligere regioner, adgangskontroller, relevante yderligere underdatabehandlere og overførselsgrundlag er fortsat under afklaring. FRB skal dokumentere disse forhold, før kundens rigtige ordrer behandles; denne aftale bekræfter ikke i sig selv, at afklaringerne er afsluttet.
Kundens valgte Gmail-, Microsoft 365- eller IMAP-leverandør er kundens ordrekilde, ikke automatisk en underdatabehandler valgt af FRB. Namecheap Private Email bruges til FRB's kontakt og support, Gmail til pilotdialog og driftsmeddelelser og HetrixTools til teknisk tilgængelighedsovervågning uden ordreindhold. Stripe bruges ved særskilt valgt betaling uden ordreindhold eller adgangsoplysninger til postkassen. Kundeordrer og hemmeligheder må ikke sendes i almindelig supportmail. Hvis en af disse eller en ny tjeneste skal behandle kundens ordredata på FRB's vegne, opdateres den godkendte leverandørliste, før behandlingen starter.
7 Opbevaring og ophør
Ordrer lagres i 365 dage fra modtagelse og aktivitet i 365 dage fra hændelsen. Kildetekst, kildekopier i varelinjer og kontrolhistorik har en frist på 30 dage fra modtagelse. Kontrolkladder har syv dage fra sidste ændring og fortrydelseshistorik syv dage fra hændelsen. Udløbet indhold skjules og slettes ved næste vellykkede vedligeholdelseskørsel. Ændring af abonnement eller rettelser forlænger ikke fristerne. Produktregister, aliaser, kontooplysninger og minimale besked-ID'er beholdes, mens kontoen er aktiv, eller indtil kunden fjerner dem, hvor det er muligt. Original e-mail forbliver hos kunden og slettes ikke af FRB.
Kunden kan afslutte piloten når som helst. Ved pilotens udløb uden videreførelse stopper ordrebehandlingen, men kunden kan fortsat logge ind og vælge et abonnement inden slettefristen. FRB registrerer det faktiske ophør og slettefristen. Ved en bekræftet sletteinstruks lukkes adgangen som led i afviklingen. Kunden vælger tilbagelevering af bevarede data i et struktureret format via en krypteret kanal efterfulgt af sletning eller kun sletning. Den aktive kundedatabase slettes senest 30 dage efter faktisk ophør eller bekræftet instruks. Planlagte sikkerhedskopier med kundens data udløber normalt senest 27 dage efter sletning i den aktive database, normalt senest 57 dage efter ophør. Manuelle Railway-kopier udløber ikke automatisk og beholdes, indtil de slettes. FRB opretter ikke sådanne kopier med kundens data uden en dokumenteret slettefrist, en ansvarlig operatør og kontrolleret sletning inden for den aftalte sikkerhedskopiperiode. Før opstart dokumenterer FRB, at ældre kopier og datavolumener ikke medfører længere opbevaring af kundens data. Daglige kopier opbevares i seks dage og ugentlige i 27 dage. Månedlige kopier med 89 dages opbevaring indgår ikke i FRB's valgte abonnement. Railway oplyser, at slettede eller udløbne kopier ikke har en efterfølgende gendannelsesperiode. Kopier bruges kun til gendannelse, og slettede data må ikke genindføres ved gendannelse. Eventuel lovpligtig videre opbevaring skal begrundes og afgrænses.
Railways tekniske logfiler har en separat, fast opbevaring på 90 dage fra hver logpost, uafhængigt af kontoophør og fristerne for aktiv database og sikkerhedskopier. Pro-abonnementets søgevindue på 30 dage ændrer ikke denne frist. Railway tillader ikke tidligere eller individuel sletning af disse logfiler. FRB skal begrænse personoplysninger i logfiler og må ikke logge ordreindhold, adgangskoder eller adgangsnøgler. FRB's aktivitetshistorik i kundedatabasen er en anden datatype og følger fristerne ovenfor.
8 Pris, ansvar og forrang
Piloten er gratis og bliver ikke automatisk til et betalt abonnement. Betalt videreførelse kræver, at kunden vælger og accepterer en separat aftale, og bevarer samme konto, ordrer, produkter, koblinger og e-mailopsætning under almindelige opbevaringsfrister. Dette gendanner ikke allerede slettede data. Kundens identitet, logo og resultater bruges ikke i markedsføring uden særskilt tilladelse. Parterne er ansvarlige efter gældende ret; aftalen indfører ingen særskilt beløbsgrænse for erstatningsansvar. Databeskyttelsesbestemmelserne i punkt 4–7 gælder også under aftalt videreførelse og afvikling, indtil oplysningerne er returneret eller slettet, inklusive udløb af kopier. De har forrang frem for andre punkter ved modstrid om personoplysninger. Denne daterede aftale ændres ikke automatisk ved ændringer på hjemmesiden. Norsk ret gælder.
9 Elektronisk indgåelse og aftalekopi
FRB tilbyder denne aftale gennem den personlige invitation. Kunden indgår aftalen ved at markere accept af den samlede pilot- og databehandleraftale, bekræfte fuldmagt til at indgå aftalen på virksomhedens vegne og vælge »Bekræft og fuldfør opsætningen«. Der kræves ikke en separat papirunderskrift. Afkrydsningen er accept af en aftale, ikke et generelt samtykke til behandling af personoplysninger. Privatlivspolitikken giver separat information om FRB's behandling af kontakt- og kontooplysninger.
FRB lagrer aftaleversionen, den fuldstændige aftaletekst, virksomhedens oplysninger, den indloggede brugers identitet, tidspunkt og bekræftet fuldmagt. Kunden kan downloade kvitteringen i portalen. Senere ændringer af hjemmesiden ændrer ikke den lagrede aftale. Aftalekvitteringen følger kontoens slettefrist; kunden bør gemme sin egen kopi.
10 Eksklusivt pilottilbud
Eksklusivt pilottilbud – tre virksomheder
Tilbuddet gælder kun virksomheder, der har fået en af de tre personlige pilotpladser bekræftet i deres aftalekvittering. Piloten er gratis i 30 døgn fra kontoaktivering. Betaling starter kun ved kundens udtrykkelige bestilling på samme konto. Virksomheden får en personlig engangskode, som aktiverer tilbuddet på abonnementssiden før bestilling; koden kan ikke overføres til andre virksomheder.
Start månedligt uden årsbinding: 995 NOK første betalte måned (50 % rabat), derefter 1 990 NOK pr. måned. Start årsaftale med månedlig betaling: 1 432 NOK pr. måned i 12 måneder, i alt 17 184 NOK pr. aftaleår. Start årsaftale med samlet betaling: 17 184 NOK pr. aftaleår. Årspriserne er aftalt afrundet ned fra 20 % ekstra rabat på den nuværende almindelige årsaftale. Rabatten på første måned kan ikke kombineres med årsaftalerne.
I EUR er pilotprisen 92,50 første måned, derefter 185 pr. måned, eller 133,20 x 12 ved årsaftale / 1 598,40 samlet årligt. I GBP er pilotprisen 78,50 første måned, derefter 157 pr. måned, eller 113,04 x 12 ved årsaftale / 1 356,48 samlet årligt. Prisgarantien gælder i den aftalte valuta. Den aftalte pris bevares gennem senere forbedringer af samme pakke og betalingsaftale, så længe abonnementet fortsætter uden afbrydelse. Det er ikke en garanti for fremtidige tillægspakker eller ubegrænset kapacitet. Eventuel lovpligtig moms lægges til, når det bliver aktuelt, og oplyses særskilt.
Opsigelse stopper fornyelsen; aftalen og adgangen fortsætter til udgangen af den betalte periode. Ved årsaftale med månedlige rater fortsætter betalingspligten til aftaleårets udgang. Når abonnementet ophører, bortfalder pilotfordelene og prisgarantien. Ved senere genstart eller skift til en anden pakke eller betalingsaftale gælder de til den tid almindelige priser. Tilbuddet kan kun bruges til én sammenhængende abonnementsperiode pr. pilotvirksomhed.
Samlat pilot- och personuppgiftsbiträdesavtal
Version 2026-10-09.1
1 Parter och period
Leverantör | FRB Collect Crisera-Eilertsen, org.nr. 938 572 526, Mettedalsfjellet 27, 5302 Strusshamn, Norge.
Kund | Företaget vars registrerade namn, organisationsnummer och företagsadress anges vid onlineregistreringen och återges i avtalskvittot.
Kundens kontakt | Namn, roll, den inloggade användarens e-postadress och telefonnummer som anges vid onlineregistreringen och återges i avtalskvittot. Kontakten får även incidentmeddelanden om inget annat avtalas.
Ansvarig hos FRB | Marcus Jarnæs Crisera-Eilertsen, innehavare. Support: support@frbcollect.com. Avtal/dataskydd: kontakt@frbcollect.com.
Pilot | Kostnadsfri i 30 sammanhängande dygn från första kontoaktiveringen när lösenord väljs. FRB bekräftar start och slutdatum. Ingen automatisk övergång till ett betalt abonnemang.
Kunden anger kontaktperson och telefonnummer, orderkälla, vald inkorg eller mapp/etikett, produktlista och mottagarsystem i portalen. Dessa uppgifter utgör kundens dokumenterade instruktion för konfigurationen och kan ändras av en behörig användare. Ändringar av ändamål eller kategorier av personuppgifter kräver ett skriftligt avtal mellan parterna.
2 Vad FRB levererar
FRB hämtar beställningar från avtalad inkorg eller mapp/etikett eller tar emot filimport. FRB strukturerar order, föreslår produktkopplingar och visar avvikelser. Filformat som stöds är e-post, PDF, CSV, XLSX med ett blad utan formler, PNG, JPG och FRB XML som stöds. XML är inte en generell EDI- eller ERP-integration. Piloten genomförs med riktiga produktorder från kundens verksamhet från första dagen efter att startkraven har uppfyllts. De första orderna används för att kontrollera kundens faktiska format och export. Skannade PDF-filer kan läsas med lokal textigenkänning. Kunden kontrollerar och godkänner varje order före export som CSV, Excel eller FRB XML till sitt eget system. FRB godkänner inte order automatiskt, skickar inte order direkt till ERP och lovar inte felfri tolkning av alla dokumentlayouter. Gränserna är 10 MB per fil, 100 PDF-sidor, upp till 20 OCR-sidor per PDF och 1 000 produktrader per order. Tids- och resursgränser kan stoppa läsningen tidigare; ofullständig läsning kräver kontroll. Detta garanterar inte stöd för alla dokumentlayouter eller en viss behandlingstid.
Kunden behåller originalmeddelandena och sin befintliga orderprocess. Vid driftstopp kan kunden fortsätta som tidigare och antecknar vilka orderreferenser som hanterats utanför FRB. Innan FRB-exporten återupptas stämmer parterna av väntande order för att förhindra förlust eller dubbletter. Kunden kan när som helst pausa hämtningen i portalen.
3 Start och support
Godkännande av avtalet startar inte hämtningen. Kunden får en personlig engångsinbjudan, väljer ett lösenord och fyller i startuppgifterna. Innan riktiga order hämtas klargörs produktlista, exempelmaterial, exportbehov, brevlåda och reservprocess. FRB ska ha ingått nödvändiga leverantörsavtal och dokumenterat relevanta behandlingsplatser, ytterligare underbiträden och eventuella grunder för överföring. Gmail kräver klarlagd Google-verifiering, Microsoft kan kräva IT-samtycke och IMAP måste stödjas. FRB genomför interna tekniska tester före kundens start. Kunden behöver inte skapa fiktiva order. När avtalet har godkänts och kraven ovan är uppfyllda ansluter kunden och startar piloten med riktiga order. De första orderna följs genom hämtning, kundens kontroll och export som CSV, Excel eller FRB XML; exportformat och mottagning stäms av före fortsatt användning, utan att samma order registreras två gånger i kundens system. De 30 dygnen räknas från kontoaktiveringen; grön status i portalen startar inte en ny period och ersätter inte avtalet eller FRB:s startkontroll.
Ordinarie support: support@frbcollect.com. Målet är svar inom 24 timmar, inte garanterad felavhjälpning inom 24 timmar. FRB lovar inte bemanning dygnet runt eller en viss tillgänglighet. Vid planerad frånvaro utan tillräcklig uppföljning avtalar parterna om en paus eller reservlösning. Allvarliga säkerhetsincidenter meddelas utan onödigt dröjsmål enligt punkt 5.
4 Dataskydd och dokumenterade instruktioner
Kunden är personuppgiftsansvarig för personuppgifter i sina beställningar. FRB är personuppgiftsbiträde och behandlar endast data enligt detta avtal och behöriga åtgärder i portalen. Ändamålet är mottagning, strukturering, mänsklig kontroll och export som CSV, Excel eller FRB XML av B2B-beställningar. Behandlingen pågår under pilotperioden och därefter så länge avveckling, återlämning och radering kräver det. FRB använder inte kundinnehåll för marknadsföring, försäljning eller träning av generella AI-modeller.
De registrerade är kundens kontoanvändare, kontaktpersoner hos beställande företag och eventuella leveranskontakter. Uppgifter kan vara namn, kontaktuppgifter i arbetet, avsändare, ämne, orderreferens, produktrader, antal, fritext, leveransuppgifter, granskningsanteckningar och tekniska meddelande-ID:n. Inloggningsuppgifter för e-post lagras krypterade. Behandlingen omfattar hämtning, lokal OCR, regelbaserad extrahering, lagring, kontroll, rättelse, export, säkerhetskopiering och radering. Särskilda kategorier av personuppgifter, nationella personnummer och betalkortsuppgifter får inte medvetet skickas till piloten; oavsiktligt mottagande hanteras enligt kundens instruktioner och säkerhetsrutinen.
Vid avtalad direkt inkorgsläsning läses även vanlig korrespondens för att hitta möjliga beställningar. Även äldre meddelanden kan ingå vid den första hämtningen. Innehåll och bilagor i meddelanden som hoppas över lagras inte i kunddatabasen; meddelande-ID och behandlingsstatus behålls. Osäkra möjliga order lagras för kontroll med ordinarie lagringstider. Sorteringen är regelbaserad för norska, engelska, danska och svenska och kan felklassificera meddelanden. Originalmeddelanden ändras eller raderas inte. Privata brevlådor ingår inte i ändamålet. Ingen extern AI-tjänst får orderinnehåll i den nuvarande parsern.
FRB underrättar kunden om en instruktion enligt FRB:s bedömning strider mot dataskyddsreglerna. Lagstadgad behandling utanför instruktionerna meddelas i förväg om det inte är förbjudet enligt lag. Kunden fastställer sin rättsliga grund och information till de registrerade. Om kunden själv är personuppgiftsbiträde ska kunden dokumentera nödvändiga instruktioner från sin personuppgiftsansvarige före start.
5 Säkerhet, bistånd och incidenter
Personer med åtkomst hos FRB omfattas av sekretess. FRB använder individuella konton, åtskillnad mellan kunder, lösenordshashning, sessioner som löper ut, HTTPS, kryptering av källtext och inloggningsuppgifter för e-post, begränsad driftåtkomst, säkerhetskopior, händelseloggning och mänskligt godkännande före export. Alla strukturerade orderfält är inte separat krypterade. Infrastrukturadministratörer kan tekniskt ha bredare åtkomst; sådan åtkomst begränsas till nödvändig drift och dokumenterade supportärenden.
FRB bistår kunden med tillgång till uppgifter, rättelse, radering, säkerhet, konsekvensbedömningar och relevant myndighetskontakt. FRB underrättar kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident och kompletterar med uppgifter om art, omfattning, konsekvenser och åtgärder när dessa blir kända. FRB lämnar nödvändig information om efterlevnad och möjliggör och bidrar till revisioner och inspektioner av kunden eller kundens revisor utan att röja andra kunders uppgifter. Biståndet omfattar relevanta förhandssamråd. Kunden får avsluta avtalet om FRB inte uppfyller lagens krav på personuppgiftsbiträden.
6 Underbiträden och överföringar
Kunden ger ett allmänt skriftligt godkännande till Railway Corporation för drift av app, databas, loggar och säkerhetskopior. FRB ingår nödvändigt skriftligt avtal med Railway och ansvarar för underbiträdets fullgörande. FRB meddelar planerade ändringar av underbiträden innan ny behandling påbörjas så att kunden kan invända. Invändningar klaras ut innan den berörda behandlingen påbörjas. FRB dokumenterar giltig grund och nödvändiga skyddsåtgärder före eventuell behandling utanför EES. Aktiva tjänster, tillhörande datavolymer och plattformens säkerhetskopior av datavolymer i EU West lagras i Amsterdam, Nederländerna. Railways applikations-, driftsättnings-, bygg- och HTTP-loggar lagras i US West i USA. Nödvändig supportåtkomst kan ske från länder där Railways globala team arbetar; en fullständig landslista har inte angetts. Behandlingsplatser för äldre kopior från tidigare regioner, åtkomstkontroller, relevanta ytterligare underbiträden och grunder för överföring utreds fortfarande. FRB ska dokumentera dessa förhållanden innan kundens riktiga order behandlas; detta avtal bekräftar inte i sig att utredningen är slutförd.
Kundens valda Gmail-, Microsoft 365- eller IMAP-leverantör är kundens orderkälla, inte automatiskt ett underbiträde som FRB har valt. Namecheap Private Email används för FRB:s kontakt och support, Gmail för pilotdialog och driftmeddelanden och HetrixTools för teknisk tillgänglighetsövervakning utan orderinnehåll. Stripe används vid separat vald betalning, utan orderinnehåll eller inloggningsuppgifter till brevlådan. Kundorder och hemligheter får inte skickas i vanlig supportmejl. Om någon av dessa eller en ny tjänst ska behandla kundens orderdata för FRB:s räkning uppdateras den godkända leverantörslistan innan behandlingen påbörjas.
7 Lagring och avslut
Order lagras i 365 dagar från mottagandet och aktivitet i 365 dagar från händelsen. Källtext, källkopior i produktrader och granskningshistorik har en lagringstid på 30 dagar från mottagandet. Granskningsutkast har sju dagar från senaste ändringen och ångrahistorik sju dagar från händelsen. Innehåll vars lagringstid har löpt ut döljs och raderas vid nästa lyckade underhållskörning. Abonnemangsändringar eller rättelser förlänger inte tidsfristerna. Produktregister, alias, kontouppgifter och minimala meddelande-ID:n behålls medan kontot är aktivt eller tills kunden tar bort dem där det är möjligt. Originalmejl finns kvar hos kunden och raderas inte av FRB.
Kunden kan avsluta piloten när som helst. När piloten löper ut utan fortsättning stoppas orderbehandlingen, men kunden kan fortfarande logga in och välja ett abonnemang före raderingsfristen. FRB registrerar det faktiska avslutet och raderingsfristen. Vid en bekräftad raderingsinstruktion stängs åtkomsten som en del av avvecklingen. Kunden väljer återlämning av bevarade data i ett strukturerat format via en krypterad kanal följt av radering eller enbart radering. Den aktiva kunddatabasen raderas senast 30 dagar efter faktiskt avslut eller bekräftad instruktion. Schemalagda säkerhetskopior med kundens data löper normalt ut senast 27 dagar efter radering i den aktiva databasen, normalt senast 57 dagar efter avslut. Manuella Railway-kopior löper inte ut automatiskt och behålls tills de raderas. FRB skapar inte sådana kopior med kundens data utan dokumenterad raderingsfrist, ansvarig operatör och verifierad radering inom den avtalade säkerhetskopieringsperioden. Före start dokumenterar FRB att äldre kopior och datavolymer inte leder till längre lagring av kundens data. Dagliga kopior sparas i sex dagar och veckovisa i 27 dagar. Månatliga kopior med 89 dagars lagring ingår inte i FRB:s valda abonnemang. Railway uppger att raderade eller utgångna kopior inte har någon efterföljande återställningsperiod. Kopior används endast för återställning och raderade data får inte återinföras vid återställning. Eventuell lagstadgad fortsatt lagring ska motiveras och begränsas.
Railways tekniska loggar har en separat, fast lagringstid på 90 dagar från varje loggpost, oavsett kontoavslut och tidsfristerna för aktiv databas och säkerhetskopior. Pro-abonnemangets sökfönster på 30 dagar ändrar inte denna tidsfrist. Railway tillåter inte tidigare eller individuell radering av dessa loggar. FRB ska minimera personuppgifter i loggar och får inte logga orderinnehåll, lösenord eller åtkomstnycklar. FRB:s aktivitetshistorik i kunddatabasen är en annan datatyp och följer tidsfristerna ovan.
8 Pris, ansvar och företräde
Piloten är kostnadsfri och övergår inte automatiskt till ett betalt abonnemang. Betald fortsättning kräver att kunden väljer och godkänner ett separat avtal och behåller samma konto, order, produkter, kopplingar och e-postkonfiguration under ordinarie lagringstider. Detta återställer inte redan raderade data. Kundens identitet, logotyp och resultat används inte i marknadsföring utan separat tillstånd. Parterna ansvarar enligt gällande rätt; avtalet inför ingen särskild beloppsgräns för skadeståndsansvar. Dataskyddsbestämmelserna i punkterna 4–7 gäller även under avtalad fortsättning och avveckling tills uppgifterna har återlämnats eller raderats, inklusive utgång av kopior. De har företräde framför andra punkter vid motstridigheter om personuppgifter. Detta daterade avtal ändras inte automatiskt när webbplatsen ändras. Norsk rätt gäller.
9 Elektroniskt ingående och avtalskopia
FRB erbjuder detta avtal genom den personliga inbjudan. Kunden ingår avtalet genom att markera godkännande av det samlade pilot- och personuppgiftsbiträdesavtalet, bekräfta behörighet att ingå avtalet för företagets räkning och välja ”Bekräfta och slutför konfigurationen”. Ingen separat underskrift på papper krävs. Kryssrutan innebär avtalsgodkännande, inte ett allmänt samtycke till behandling av personuppgifter. Integritetspolicyn ger separat information om FRB:s behandling av kontakt- och kontouppgifter.
FRB lagrar avtalsversionen, hela avtalstexten, företagets uppgifter, den inloggade användarens identitet, tidpunkten och bekräftad behörighet. Kunden kan ladda ned kvittot i portalen. Senare ändringar av webbplatsen ändrar inte det lagrade avtalet. Avtalskvittot följer kontots raderingsfrist; kunden bör spara en egen kopia.
10 Exklusivt piloterbjudande
Exklusivt piloterbjudande – tre företag
Erbjudandet gäller endast företag som har tilldelats en av de tre personliga pilotplatserna, bekräftad i avtalskvittot. Piloten är kostnadsfri i 30 dygn från kontoaktiveringen. Betalning startar endast när kunden uttryckligen beställer på samma konto. Företaget får en personlig engångskod som aktiverar erbjudandet på abonnemangssidan före beställning; koden kan inte överlåtas till ett annat företag.
Start månadsvis utan årsbindning: 995 NOK första betalda månaden (50 % rabatt), därefter 1 990 NOK per månad. Start årsavtal med månadsbetalning: 1 432 NOK per månad i 12 månader, totalt 17 184 NOK per avtalsår. Start årsavtal med samlad betalning: 17 184 NOK per avtalsår. Årspriserna är avtalade avrundade nedåt från 20 % extra rabatt på nuvarande ordinarie årsavtal. Rabatten för första månaden kan inte kombineras med årsavtalen.
I EUR är pilotpriset 92,50 första månaden, därefter 185 per månad, eller 133,20 x 12 vid årsavtal / 1 598,40 samlat årligen. I GBP är pilotpriset 78,50 första månaden, därefter 157 per månad, eller 113,04 x 12 vid årsavtal / 1 356,48 samlat årligen. Prisgarantin gäller i avtalad valuta. Det avtalade priset behålls genom senare förbättringar av samma paket och betalningsavtal så länge abonnemanget löper utan avbrott. Detta garanterar inte framtida tilläggspaket eller obegränsad kapacitet. Eventuell lagstadgad moms tillkommer när det blir aktuellt och redovisas separat.
Uppsägning stoppar förnyelsen; avtalet och åtkomsten fortsätter till den betalda periodens slut. Vid årsavtal med månatliga delbetalningar fortsätter betalningsskyldigheten till avtalsårets slut. När abonnemanget upphör upphör pilotförmånerna och prisgarantin. Vid senare återstart eller byte till ett annat paket eller betalningsavtal gäller dåvarande ordinarie priser. Erbjudandet kan endast användas för en sammanhängande abonnemangsperiod per pilotföretag.